Як контролювати грошові потоки: посібник з обліку розрахунків

Особливості обліку розрахунків в бюджетних установах

Види розрахунків бюджетних установ

Бюджетні установи в процесі своєї діяльності здійснюють такі основні види розрахунків:

Розрахунки з постачальниками та підрядниками (дебіторська і кредиторська заборгованість)

Це розрахунки за отримані послуги, матеріальні цінності, роботи, необхідні для функціонування установи. Відображаються на рахунках обліку розрахунків з різними дебіторами та кредиторами.

Розрахунки з підзвітними особами

Розрахунки з працівниками за кошти, видані їм під звіт на придбання товарів, послуг для потреб установи.

Розрахунки з оплати праці

Нарахування і виплата заробітної плати, стипендій, інших виплат працівникам та студентам установи.

Розрахунки за податками і платежами

Нарахування та перерахування до бюджету податків, зборів, страхових внесків згідно з чинним законодавством.

Форми розрахунків в бюджетних установах

Готівкові розрахунки

Використовуються для розрахунків з працівниками в межах встановленого готівкового ліміту.

Безготівкові розрахунки

Є основною формою розрахунків. Здійснюються через органи Державного казначейства.

Документальне оформлення

Розрахунки оформлюються такими документами:

- акти, накладні, рахунки;

- платіжні доручення; 

- податкові декларації;

- звіти підзвітних осіб;

- розрахунково-платіжні відомості з зарплати.

Відображення в обліку

Розрахунки відображаються на рахунках бухобліку 37, 60, 66, 64, 65 та інших.

Особливості обліку розрахунків в бюджетних установах

- Обмеження попередньої оплати.

- Обов'язкова реєстрація зобов'язань в органах Держказначейства.

- Жорсткий контроль дотримання строків оплати заборгованості.

Облік розрахунків в бюджетних установах має свої особливості, пов'язані з контролем використання бюджетних коштів. Правильна організація обліку забезпечує дотримання бюджетного законодавства.

 Облік розрахунків бюджетних установ з бюджетом

Розрахунки з бюджетом за податками і платежами

Бюджетні установи, як платники податків, здійснюють розрахунки з бюджетом по сплаті таких податків і платежів:

- Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) - утримується з заробітної плати працівників.

- Військовий збір - нараховується на фонд оплати праці. 

- Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) - нараховується на заробітну плату.

- Земельний податок - сплачується з земель, що належать установі.

- Інші податки і збори.

Облік нарахування податків і платежів:

Дт 23, 91, 92 Кт 641 - нараховані податкові зобов'язання

Облік перерахування податків і платежів:

Дт 641 Кт 311 - перераховані суми до бюджету

Податки сплачуються у терміни, передбачені податковим законодавством.

Облік асигнувань з бюджету

Бюджетні установи отримують кошти з бюджету на виконання своїх функцій у вигляді:

- Бюджетних асигнувань.

- Субвенцій і дотацій.

Облік надходження коштів з бюджету:

Дт 311 Кт 681 - Отримані асигнування з бюджету

Таким чином, бюджетні установи здійснюють розрахунки з бюджетом по сплаті податків і отриманню бюджетного фінансування.

Правильний облік розрахунків з бюджетом дозволяє контролювати своєчасність сплати податків і ефективність використання бюджетних коштів.

 Облік дебіторської та кредиторської заборгованості в бюджетних установах

Дебіторська заборгованість

Дебіторська заборгованість виникає у бюджетних установах в результаті:

- надання послуг, за які не отримано оплату;

- передоплати постачальникам;

- наданих авансів працівникам.

Облік дебіторської заборгованості:

- Рахунок 36 - розрахунки за надані послуги

- Рахунок 37 - розрахунки з різними дебіторами

Кредиторська заборгованість

Кредиторська заборгованість виникає через:

- отримані товари, роботи, послуги, за які не сплачено;

- нараховану, але не виплачену зарплату; 

- нараховані податки, які не перераховані до бюджету.

Облік кредиторської заборгованості:

- Рахунок 63 - розрахунки з постачальниками 

- Рахунок 65 - розрахунки за страхуванням 

- Рахунок 68 - розрахунки за іншими операціями

Правильний облік дебіторської та кредиторської заборгованості дозволяє контролювати розрахунки бюджетної установи з іншими організаціями.

Облік розрахунків бюджетних установ з постачальниками та підрядниками

Розрахунки з постачальниками в бюджетних установах

Бюджетні установи здійснюють закупівлю товарів, робіт та послуг у постачальників відповідно до затвердженого кошторису. 

Облік розрахунків ведеться на рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками".

Основні етапи обліку розрахунків:

1. Відображення заборгованості за отримані цінності, роботи, послуги.

2. Нарахування податкових зобов'язань (ПДВ, податкові накладні).

3. Перерахування коштів постачальнику в рахунок оплати.

Облік розрахунків з підрядниками

Підрядники надають бюджетним установам послуги з ремонту, будівництва тощо. 

Етапи обліку розрахунків:

1. Відображення заборгованості за актами виконаних робіт. 

2. Нарахування і утримання податків.

3. Оплата виконаних робіт на підставі актів і рахунків.

Правильний облік розрахунків з постачальниками та підрядниками дозволяє контролювати здійснення закупівель в межах бюджетних асигнувань.

Облік розрахунків бюджетних установ з підзвітними особами

Підзвітні особи в бюджетних установах

Підзвітними особами в бюджетних установах є працівники, яким видаються грошові кошти під звіт на придбання товарів, послуг для потреб установи.

Видача готівки під звіт

Готівка видається під звіт на підставі заяви працівника. В обліку відображається:

Дт 372 - Кт 301 - Видано готівку підзвіт працівнику

Облік витрат підзвітних осіб

Після повернення з відрядження працівник складає авансовий звіт і здає документи про витрати. В обліку відображаються витрати:

Дт 231 - Кт 372 - Відображено витрати за авансовим звітом

Повернення залишку невикористаних коштів

Якщо працівник не використав усю суму, то повертає залишок в касу:

Дт 301 - Кт 372 - Оприбутковано залишок коштів

Облік розрахунків з підзвітними особами дозволяє контролювати рух готівки та цільове використання коштів в бюджетних установах.

Облік розрахунків по відшкодуванню збитків в бюджетних установах

Види збитків, що підлягають відшкодуванню

Бюджетні установи ведуть облік розрахунків по відшкодуванню таких видів збитків:

- Матеріальна шкода, заподіяна працівником.

- Нестачі та втрати від псування цінностей.

- Штрафи, пені, неустойки, нараховані контрагентам.

Відображення нарахування відшкодування збитків

Нарахування сум відшкодування відображається:

Дт 375 - Кт 746 - Нараховано відшкодування матеріальної шкоди

Дт 375 - Кт 747 - Нараховано відшкодування недостач і втрат

Відображення утримання з винної особи

Сума відшкодування може утримуватися з зарплати працівника:

Дт 66 - Кт 375 - Утримано відшкодування з винної особи

Облік розрахунків по відшкодуванню збитків забезпечує контроль за відшкодуванням завданих бюджетній установі збитків.

Облік довгострокових зобов'язань в бюджетних установах

Види довгострокових зобов'язань

До довгострокових зобов'язань бюджетних установ відносять:

- Довгострокові кредити банків.

- Відстрочені податкові зобов'язання.

- Інші довгострокові зобов'язання.

Облік та відображення довгострокових кредитів

Отримання та погашення банківських кредитів відображається за кредитом рахунку 50 "Довгострокові позики". 

Проценти по кредиту відносяться на витрати звітного періоду.

Облік відстрочених податкових зобов'язань

Відстрочені податки визнаються у зв'язку з різницею між податковим та бухгалтерським обліком. 

Вони відображаються за кредитом рахунку 55 "Відстрочені податкові зобов'язання".

Облік довгострокових зобов'язань дозволяє контролювати фінансовий стан бюджетної установи та її довгострокові фінансові зобов'язання.

Інвентаризація розрахунків в бюджетних установах

Завдання інвентаризації розрахунків

Інвентаризація розрахунків в бюджетних установах проводиться з метою:

- Встановлення реального стану розрахунків.

- Підтвердження дебіторської і кредиторської заборгованості. 

- Виявлення простроченої або безнадійної дебіторської заборгованості.

Порядок проведення інвентаризації

Інвентаризація розрахунків включає:

- Інвентаризацію розрахунків з контрагентами шляхом звірки.

- Інвентаризацію розрахунків з підзвітними особами.

- Інвентаризацію інших розрахунків шляхом перевірки облікових даних.

Відображення результатів інвентаризації

За результатами інвентаризації розрахунків складається відповідний акт та відображаються виявлені розбіжності в обліку.

Інвентаризація розрахунків дозволяє виявити помилки та викривлення в обліку розрахункових операцій бюджетної установи.

Списання дебіторської та кредиторської заборгованості в бюджетних установах

Списання дебіторської заборгованості

Дебіторська заборгованість може бути списана:

- За нереальною до стягнення - при ліквідації контрагента. 

- За простроченою - після закінчення строку позовної давності.

В обліку відображається:

Дт 944 – Кт 376 - Списано безнадійну дебіторську заборгованість

Списання кредиторської заборгованості

Кредиторська заборгованість списується:

- При закінченні строку позовної давності.

- У разі прощення боргу кредитором.  

В обліку:  

Дт 681 – Кт 685 - Списано кредиторську заборгованість за давністю строків

Своєчасне списання дозволяє реально відобразити розрахунки в звітності бюджетної установи.

На основі розглянутих питань обліку різних видів розрахунків бюджетних установ, можна зробити такі узагальнені висновки:

1. Облік розрахунків є важливою ділянкою роботи бухгалтерії бюджетної установи, оскільки дозволяє контролювати її фінансовий стан та розрахункову дисципліну.

2. Правильна організація обліку розрахунків сприяє своєчасному виконанню зобов’язань перед бюджетом, постачальниками, працівниками.

3. Достовірний облік дебіторської і кредиторської заборгованості надає реальну інформацію про стан розрахунків з контрагентами.

4. Інвентаризація та списання простроченої заборгованості дозволяє уникнути викривлень у звітності.

5. Дотримання вимог законодавства щодо обліку розрахунків в бюджетних установах сприяє ефективному використанню бюджетних коштів.

Використані джерела

1. Бюджетний кодекс України.

2. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 101 "Подання фінансової звітності".

3. Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків в бюджетних установах.

4. П.Й. Атамас. Облік у бюджетних установах. Навчальний посібник. Київ: Центр навчальної літератури, 2018.

Таким чином, правильна організація та ведення обліку розрахунків є запорукою ефективного функціонування бюджетної установи.