Фінансові таємниці бюджетної установи: як обліковувати грошові потоки

 

Основні питання обліку грошових коштів в бюджетних установах:

• Облік готівки в касі
• Відкриття рахунків в органах Казначейства
• Облік зобов'язань за бюджетними коштами
• Рух коштів на рахунках Казначейства та банків
• Облік депозитів
• Операції в іноземній валюті
• Облік інших коштів
• Інвентаризація

Далі детально розглянемо кожне з цих питань, проілюструвавши прикладами.

1. Облік готівки в касі

Готівка зберігається в касі установи та обліковується за дебетом рахунку 301 "Готівка".

Операції з готівкою:

• Надходження готівки в касу - Дт 301 Кт 701, 702...
• Видача готівки з каси - Дт 701, 702... Кт 301
• Інкасація готівки в банк - Дт 311 Кт 301

Приклад:

1. Отримано з казначейства готівку на виплату зарплати - Дт 301 Кт 701
2. Видано зарплату готівкою працівникам - Дт 801 Кт 301
3. Інкасовано готівку в банк - Дт 311 Кт 301

Таким чином обліковуються всі надходження та видачі готівки.

Касові операції оформлюються прибутковими та видатковими касовими ордерами.

Приклади:

• Отримано з банку готівку на виплату зарплати (ПКО No1 від 05.03.2023)
• Видано зарплату працівникам за лютий (ВКО No5 від 05.03.2023)

У Касовій книзі відображаються обороти за всіма прибутковими та видатковими касовими ордерами.

Готівка в касі не повинна перевищувати ліміт залишку, встановлений в установі.

2. Відкриття рахунків в органах Казначейства

Для обліку бюджетних коштів установа відкриває рахунки в територіальних органах Казначейства. Рахунки відкриваються:

• у національній валюті - 231, 232, 235
• в іноземній валюті - 234
• інші - 239

На рахунках відображаються всі надходження та використання бюджетних коштів.

Приклад відкриття рахунку 235 у Казначействі для обліку коштів спеціального фонду.

Для відкриття рахунку подається клопотання та пакет документів до територіального управління Казначейства.

Приклад необхідних документів:

• Заява на відкриття рахунку
• Копія Статуту установи
• Копія свідоцтва про реєстрацію
• Витяг з ЄДРПОУ
• Картка зразків підписів

Рахунки відкриваються в національній та іноземній валютах окремо для кожного виду коштів.

3. Облік зобов’язань розпорядників бюджетних коштів

Установи беруть на себе зобов'язання щодо витрачання бюджетних коштів. Ці зобов'язання обліковуються на рахункух:

• 651 "Зобов’язання бюджету" - довгострокові зобов’язання;
• 652 "Зобов’язання бюджету за кошторисами" - поточні зобов’язання за кошторисами.

Приклад:

1. Прийнято зобов'язання про придбання обладнання - Дт 651 Кт 652
2. Отримано рахунок за обладнання - Дт 652 Кт 631
3. Перераховано кошти постачальнику - Дт 631 Кт 231

Зобов'язання можуть бути на термін більше 12 місяців (довгострокові) або до 12 місяців (поточні).

Приклад довгострокових зобов'язань:

• Зобов'язання за енергосервісним договором
• Зобов'язання з придбання основних засобів

Приклади поточних зобов'язань:

• Зарплата за грудень поточного року
• Комунальні послуги за 4 квартал

4. Облік коштів на рахунках Казначейства та банків

Рух грошових коштів відображається за рахунками:

• 231 - в національній валюті в органах Казначейства
• 311 - в національній валюті в банках
• 234 - в іноземній валюті

За дебетом - надходження, за кредитом - видатки.

Операції відображаються у Виписках банку та Казначейства.

Приклади операцій по рахунку 231:

• Отримано фінансування з бюджету на видатки установи
• Перераховано податки та збори до бюджету
• Повернено кошти до бюджету

Приклади операцій по рахунку 311:

• Отримано благодійний внесок на поточний рахунок
• Здійснено розрахунки з підзвітними особами через банк
• Перераховано кошти на депозитний рахунок

5. Облік депозитних сум

Установи можуть розміщувати тимчасово вільні кошти на депозитних рахунках в банках.

Операції з обліку депозитів:

• Внесення коштів на депозит - Дт 252 Кт 231
• Нарахування відсотків за депозитом - Дт 252 Кт 713
• Повернення депозиту та відсотків - Дт 231 Кт 252

Приклад:

1. Внесено кошти на депозит 3 місяці під 10% річних
2. Нараховано відсотки за депозитом
3. Повернуто депозит та відсотки

Умови депозиту (термін, процентна ставка) зазначаються в Депозитному договорі.

Приклад нарахування відсотків за депозитом:

Сума депозиту - 500 000 грн.

Термін - 3 місяці.

Процентна ставка - 10% річних.

Нараховані відсотки за 3 місяці:

500 000 * 10% / 12 місяців * 3 місяці = 12 500 грн

6. Облік операцій в іноземній валюті

Операції в іноземній валюті відображаються у гривневому еквіваленті за курсом на дату здійснення.

Приклад:

• Отримано валютну виручку від надання платних послуг
• Перераховано валюту на поточний рахунок
• Куплено валюту на міжнародні розрахунки

Операції відображаються в аналітичному обліку в іноземній валюті та гривневому еквіваленті.

Приклад:

Отримано валютну виручку 1 000 доларів за курсом 28 грн/дол.

Бухгалтерська проводка:

Дт 311 - 28 000 грн

Кт 713 - 1 000 дол.

7. Облік інших коштів

До інших коштів бюджетних установ можуть належати:

• Грошові документи - облік на рахунку 254;
• Грошові кошти в дорозі - 255;
• Еквіваленти грошових коштів - 256;
• Інші кошти - 259.

Приклади операцій:

1. Отримано грошові документи - Дт 254 Кт 702
2. Виявлено недостачу грошових документів - Дт 374 Кт 254
3. Відправлено кошти поштою - Дт 255 Кт 301
4. Отримано еквіваленти грошових коштів - Дт 256 Кт 702

Приклад обліку грошових документів:

• Отримано від банку грошові чекові книжки - Дт 254 Кт 702
• Видано чекову книжку матеріально відповідальній особі - Дт 372 Кт 254
• Звірено фактичну наявність чекових книжок з обліковими даними

Приклад обліку грошових коштів в дорозі:

1. Перераховано кошти поштовим переказом - Дт 255 Кт 301
2. Отримано суму поштового переказу в касу - Дт 301 Кт 255

8. Інвентаризація грошових коштів

Щорічно проводиться інвентаризація каси, рахунків в банках, депозитів, грошових документів.

Виявлені різниці відображаються на рахунках:

• 374 - недостачі;
• 704 - надлишки.

Приклади виявлених різниць при інвентаризації:

• Виявлено нестачу готівки в касі - Дт 374 Кт 301
• Виявлено надлишок на поточному рахунку - Дт 311 Кт 704

Складається Відомість інвентаризації різниць з обов'язковим розслідуванням причин.

Таким чином контролюється наявність та рух грошових коштів.

Висновки

Отже, правильний облік грошових потоків дозволяє забезпечити контроль за фінансами бюджетної установи.

 

Список використаних джерел:

1. Бюджетний кодекс України.
2. План рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі.
3. Інструкція з обліку операцій в іноземній валюті в бюджетних установах.
4. Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті.
5. Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку для бюджетних установ.