ТЕМА 8. ОБЛІК ЗАПАСІВ

 

1.  Економічний зміст та завдання обліку запасів.

2.  Класифікація та оцінка запасів.

3.  Характеристика рахунків з обліку запасів.

4.  Первинний та складський облік запасів.

5.  Організація синтетичного та аналітичного обліку запасів.

6.  Облік тварин на вирощуванні та відгодівлі.

7.  Облік матеріалів та продуктів харчування.

8.  Облік медикаментів.

9.  Облік запасних частин.

10.  Облік палива.

11.  Облік готової продукції та продукції сільськогосподар- ського виробництва.

12.  Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів.

13.  Інвентаризація запасів.

 

Використані джерела

1.  Інструкція з обліку запасів бюджетних установ», затверджена наказом Державним казначейством України від 08.12.2000 року № 125.

2.   Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ. Затверджена наказом Державного казначейства України від 18.12.2000 № 130.

3.     Інструкція про складання типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів. Наказ Мінстатистики від 21.06.96.

№ 193.

4.   Інструкція про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій по централізованому постачанню матеріальних цінностей. Затверд- жена наказом ДКУ від 16.12.2002 р № 232.

5.  Наказ Держказначейства України та Мінекономіки від 10.08.2001 року

№ 142/181 «Про затвердження типової Інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ».

1.  Економічний зміст та завдання обліку запасів

До запасів бюджетних установ відносять оборотні матеріальні активи, що належать установі і забезпечують її функціонування, ви- трачання яких планується здійснити на протязі року.

Термін очікуваного використання встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю своїми на- казами, а якщо таких нормативних документів нема, то термін вико- ристання встановлюється установою самостійно в момент придбання запасів.

При цьому використання запасів на протязі поточного бюджет- ного періоду не є обов’язковим — частина їх може бути перехідними залишками на наступний бюджетний рік з тим щоб забезпечити її ді- яльність на початку нового року. Використання запасів здійснюється тільки на передбачені статутними документами завдання або ж в про- цесі надання платних послуг, що заплановані та передбачені кошто- рисом установи.

На відміну від госпрозрахункових підприємств в бюджетних уста- новах при використанні запасів їх вартість не відноситься на собівар- тість послуг чи діяльності установи, а списується на видатки кошторису за відповідним кодом ЕКВ. В частині спеціальних коштів, якщо устано- ва здійснює госпрозрахункову господарську діяльність: виробництво сільськогосподарської продукції, вироби виробничих майстерень, на- уково-дослідні роботи по господарських договорах, надання платних послуг тощо, вартість використаних запасів відноситься на собівартість відповідного виробництва чи послуг за відповідним кодом ЕКВ.

Завдання обліку запасів:

1.   Правильне і своєчасне документальне оформлення операцій з надходження, руху та вибуття запасів.

2.  Контроль за збереженням та рухом запасів на складах.

3.  Контроль за раціональним використанням запасів і додержан- ням норм їх використання.

4.    Своєчасне виявлення запасів, що не використовуються для прийняття рішень щодо їх реалізації чи списання.

5.  Дотримання діючого законодавства з обліку запасів.

Запаси бюджетних установ обліковуються за місцем їх відпові- дального зберігання та в бухгалтерії.

2. Класифікація та оцінка запасів

Різноманітність складу запасів потребує їх класифікації. В осно- ву її покладено функціональну належність і виділено економічно од- норідні групи запасів, що покладені в основу їх обліку та відповіда- ють відповідним бухгалтерським рахункам:

1.  Виробничі запаси — рахунок 20 «Виробничі запаси».

2.  Тварини на вирощуванні та відгодівлі — рахунок 21 «Тварини на вирощуванні та відгодівлі».

3.  Малоцінні та швидкозношувані предмети — рахунок 22 «Мало- цінні та швидкозношувані предмети».

4.  Матеріали та продукти харчування — рахунок 23 «Матеріали та продукти харчування».

5.  Готова продукція — 24 «Готова продукція».

6.  Продукція сільськогосподарського виробництва — 25«Продук- ція сільськогосподарського виробництва».

В свою чергу кожна з цих груп має підгрупи або ж субрахунки, що визначені в Плані рахунків та виділяють економічно однорідні запа- си. В розрізі таких підгруп організований облік на субрахунках.

Ця класифікація запасів дозволяє виділити в обліку економічно однорідні групи запасів, які мають однакове призначення, умови збе- рігання, порядок обліку та контрою за їх використанням, наприклад, господарські матеріали, учбові матеріали, медикаменти, продукти харчування, паливо та інші.

В бухгалтерському обліку запасів важливим питанням є методи оцінки при надходженні, вибутті, а також переоцінка запасів.

В бухгалтерському обліку запаси установ відображаються по ба- лансовій вартості.

Балансова вартість — це вартість запасів по якій вони відобража- ються в балансі. В свою чергу балансова вартість буває:

–   первісна;

–   відновлювальна;

–   справедлива.

За первісною вартістю зараховуються на баланс придбані, виро- блені запаси. Вона визначається на рівні фактичної собівартості при- дбання чи виготовлення.

При придбанні запасів слід мати на увазі, що не всі витрати по придбанню включаються до собівартості придбаних запасів.

Так, відповідно до Інструкції № 125 не збільшують вартість за- пасів такі витрати:

–   транспортні витрати, які списуються за тим кодом витрат, за яким вони передбачені в кошторисі (зарплата — по коду 1111, нарахування на зарплату — по коду 1120, транспортні послуги

— по коду 1135, витрати на відрядження — по коду 1140 і т.д.);

–   сума сплаченого податку на додану вартість. Ця сума списуєть- ся на витрати за кодом придбання запасів або включається до складу податкового кредиту, якщо установа є платником ПДВ (в частині придбання запасів за рахунок спеціальних коштів). Таким чином сума ПДВ у всіх випадках не збільшує вартість придбаних запасів.

Справедлива вартість — це первісна вартість запасів отриманих установою безоплатно. Вона визначається на рівні існуючих ринко- вих цін на аналогічні запаси і використовується для оцінки безоплат- но отриманих запасів чи отриманих, як гуманітарна допомога.

Запаси, що отримані в результаті ліквідації необоротних активів оцінюються за цінами можливого використання, що і є їх справедли- вою вартістю.

Відновлювальна вартість — це змінена первісна вартість запасів після їх переоцінки.

Запаси можуть бути переоцінені на виконання нормативних ак- тів (якщо такі будуть введені), або ж за рішенням керівника установи, у випадках якщо запаси морально застаріли та у зв’язку з тривалим часом їх перебування на збереженні в установі, їх первісна вартість значно відрізняється від аналогічних запасів, що придбані пізніше.

Переоцінка запасів установи проводиться комісією з переоцін- ки, яка призначається наказом керівника установи і до складу якої входять: заступник керівника установи (голова комісії) та головний бухгалтер чи його заступник, бухгалтер що веде облік запасів, мате- ріально-відповідальні особи на яких покладено відповідальність за збереження запасів та інші відповідальні особи (на розсуд керівника установи).

Комісією здійснюється переоцінка кожної окремої одиниці запа- сів і встановлюються нові ціни. Документи, що підтверджують нові ціни не потрібні. При встановленні цін на однотипні предмети, вони встановлюються однаковими в межах однієї установи.

За результатами переоцінки складається акт про зміну вартості запасів, який затверджується керівником установи.

Відповідальність за організацію роботи комісії покладається на керівника установи, а за об’єктивність визначення реальної вартості запасів — на керівника установи і голову комісії.

Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом устано- ви і не належить до доходів. Результати переоцінки відображаються на рахунку 441 «Переоцінка матеріальних активів».

Оцінка запасів при вибутті на різні цілі: використання на потре- би установи, на виробництво, продаж, інше вибуття, здійснюється за двома методами:

1  — по балансовій вартості;

2  — по середньозваженій собівартості.

При списанні запасів по балансовій вартості, вони списуються за вартістю, що відображена в балансі. Тобто, собівартість запасів, що вибувають визначається по кожній одиниці запасів. Такий метод до- цільно використовувати при невеликій кількості запасів. При цьому передбачається налагодження попартійного чи індивідуального облі- ку по кожному виду запасів.

Середньозважена собівартість розраховується шляхом ділення вартості залишку запасів на початок звітного місяця (Зпоч.м) та вар- тості отриманих у звітному місяці запасів (Знад) на сумарну кіль- кість запасів на початок звітного періоду (Кпоч.м) та кількості запа- сів, що надійшли за звітний місяць(Кнад):

Соб. Од. запасів = (Зпоч.м. + Знад.) / (Кпоч.м.+Кнад.).

Середньозважена собівартість визначається по кожному виду по- дібних запасів.

Його доцільно використовувати при значній кількості однотип- них запасів придбаних за різними цінами. Обчислюється на періо- дичній основі або ж при кожній отриманій партії запасів.

Тара оцінюється на основі цін постачальників. При цьому в разі її повернення або реалізації різниця між цінами придбання і реалізації списується на фактичні видатки.

Продукція, що отримана від виробництва у власних майстернях обліковується за фактичною собівартістю виробництва. Продукція с-г виробництва на протязі року обліковується за плановою собівар- тістю, а в кінці року коригується до рівня фактичної.

3.  Характеристика рахунків з обліку запасів

Для обліку запасів призначені рахунки 2 класу: 20 «Виробничі запаси»;

21  «Тварини на вирощуванні та відгодівлі»;

22  «Малоцінні та швидкозношувані предмети»; 23 «Матеріали і продукти харчування»;

24  «Готова продукція»;

25  «Продукція сільськогосподарського виробництва».

Всі рахунки активні, що означає відображення по дебету наявнос- ті запасів та їх надходження, а по кредиту їх вибуття.

До рахунку 20 «Виробничі запаси» відкриваються субрахунки: 201 «Сировина в матеріали»;

202  «Обладнання, конструкції і деталі до встановлення»;

203  «Спец обладнання для науково-дослідних робіт по господар- ських договорах»;

204  «Будівельні матеріали»; 205 «Інші виробничі запаси».

На субрахунку 201 обліковуються сировина і матеріали корот- котермінового використання для науково-дослідних робіт та капі- тального будівництва. В установах культури на цьому субрахунку обліковуються матеріали, що дорого коштують, отримані зі складу для реставрації та ремонту виробів мистецтва, музейних цінностей та пам’яток архітектури.

На субрахунку 202 обліковуються будівельні конструкції і деталі, а також обладнання що потребує монтажу і передбачене для встанов- лення та інші матеріальні цінності для будівництва.

На субрахунку 203 у науково-дослідних установах та вищих нав- чальних закладах обліковується спец обладнання придбане для ви- конання науково-дослідних робіт за господарськими договорами за конкретною темою замовника, до передачі його до наукового підроз- ділу.

На субрахунку 204 обліковується будівельні матеріали, придбані за рахунок коштів, що виділені на капітальне будівництво і призна- чені для будівельних і монтажних робіт. На цьому ж субрахунку в підсобних господарствах обліковується посадковий матеріал, прид- баний за рахунок капіталовкладень для закладення садів, ягідників, виноградників.

На субрахунку 205 обліковуються інші запаси, які використову- ються для науково-дослідних робіт за господарськими договорами та капітального будівництва і не ввійшли до попередніх субрахунків.

На рахунку 21 обліковуються молодняк всіх видів тварин і твари- ни на відгодівлі.

До рахунку 22 відкриваються два субрахунки:

221  «Малоцінні та швидкозношувані предмети на складі та в екс- плуатації». На ньому обліковуються наявність та рух предметів, тер- мін експлуатації яких менше 1 року.

222  «Малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального при- значення» . На ньому ведеться облік наявності та руху предметів спе- ціального призначення та тих, що мають обмежене короткострокове використання в окремих галузях.

На рахунку 23 обліковуються матеріали і продукти харчування, що необхідні для функціонування бюджетних установ. Відкривають- ся субрахунки:

231  «Матеріали для учбових, наукових та інших цілей». Обліко- вуються реактиви, хімікати, скло і хімпосуд, фотоприлади, папір для виготовлення учбових програм, посібників, піддослідні тварини та інше).

232  «Продукти харчування». Обліковуються продукти харчуван- ня в установах, в кошторисах яких передбачені витрати по коду 1133

«Продукти харчування»

233   «Медикаменти та перев’язувальні засоби» . Обліковуються медикаменти, бактерицидні препарати, перев’язувальні засоби, та інші медикаменти в лікарнях, лікувально-профілактичних, лікуваль- но-ветеринарних та інших установах, в кошторисах яких передбачені витрати по коду 1132 «Медикаменти та перев’язувальні засоби».

234    «Господарські матеріали та канцелярське приладдя». Об- ліковуються господарські матеріали для поточних потреб установи: електролампочки, мило, щітки, будівельні матеріали для поточного ремонту, канцелярські прилади. На цьому рахунку обліковуються медикаменти, перев’язувальні засоби в установах, де кошторисом ви- трат ці витрати передбачені за кодом 1131 «Предмети, матеріали, об- ладнання та інвентар».

235  «Паливо, горючі та мастильні матеріали». Обліковуються всі види палива на складах і у матеріально-відповідальних осіб.

236  «Тара». Обліковується тара всіх видів як пуста, так і під ма- теріалами.

237  «Матеріали в дорозі». Обліковуються матеріали, що оплаче- ні, але не надійшли в склад до кінця місяця. Також матеріали отри- мані в склади груп централізованого постачання і не розподілені по установах. Суми, що відображені на цьому рахунку повинні підтверд- жуватись документально.

238  «Запасні частини до машин і обладнання». Обліковуються за- пчастини призначені для ремонту і заміни зношених частин на маши- нах, обладнанні, тракторах, комбайнах, транспортних засобах, що не обліковуються на рахунку 105.

239  «Інші матеріали». Обліковується сіно, овес, інші види корму і фуражу для тварин, а також насіння, добрива, інші види матеріалів. На рахунку 24 обліковується готова продукція всіх видів. Перед- бачено тільки один субрахунок 241 «Вироби виробничих майсте- рень», на якому обліковуються отримані у виробничих майстернях

вироби, а також готова печатна продукція.

Рахунок 25 призначений для обліку продукції отриманої в учбо- во-дослідних господарствах чи підсобних підрозділах. Виділено тіль- ки один субрахунок 251 «Продукція підсобних (учбових) сільських господарств».

 

4.  Первинний та складський облік запасів

Для оформлення операцій по надходженню і вибуттю запасів призначено ряд типових форм документів, затверджених Інструк- цією № 130 та наказом Мінстатистики № 193.

Матеріали надходять в установу безпосередньо від постачальни- ків та різних організацій, від підрозділів установи, в порядку гума- нітарної допомоги, централізованого постачання, від підзвітних осіб. Матеріальні цінності, що отримуються в склад установи від по- стачальників оприбутковуються на основі належне оформлених документів постачальників: накладних, товарно-транспортних нак- ладних, рахунків-фактур. Попередньо документи постачальника реє- струються в Журналі обліку вантажів, що надійшли і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачаль-

ника і передає на склад для контролю при прийнятті вантажу.

Приймання матеріалів у склад здійснюється завскладом. При цьому він перевіряє дані, що вказані в супроводжуючих документах та фактичною наявністю матеріалів, відповідність їх назвам, сортам, розмірам чи інших показників, що вказані в документах.

При виявленні розбіжностей оформляється Акт про приймання матеріалів (форма З-1 бюджет), що складається приймальною комі- сією з обов’язковою участю представника постачальника, завідуючо- го складом. У випадку неявки представника постачальника в склад комісії включається представник незацікавленої сторони.

В акті послідовно зазначається: найменування, одиниця виміру, номер субрахунку, на яких обліковуються запаси, номенклатурні но- мери, кількість, ціна, вартість матеріалів. Акт складається тільки на фактично прийняті запаси. Акт підписується комісією.

Акт складається в двох примірниках: один з них передається в бухгалтерію для оформлення претензії, а другий залишається в скла- ді для оприбуткування отриманих матеріалів.

Якщо ж розходжень не встановлено, то завскладом оприбутковує матеріали, при цьому розписується в отриманні на супроводжуючих документах. При оприбуткуванні запасів на підставі супроводжую- чих документів постачальника завскладом оформляє Прибутковий ордер ф. М-4 в одному примірнику на кожний документ. Установою може бути прийнятий порядок оприбуткування шляхом проставлян- ня спеціального штампу установи на рахунках чи накладних поста- чальника у формі Прибуткового ордеру, що зменшує витрати доку- ментів та часу для їх складання.

Надходження готової продукції від виробничих майстерень та с-г підрозділів оформляється Актом про приймання матеріалів, який за- тверджує керівник.

Безоплатне отримання запасів (гуманітарна допомога, благо- дійні надходження) оформляється комісією призначеною наказом керівника установи з включенням до її складу представника бухгал- терії та представника вищого органу. Комісія в присутності матері- ально-відповідальної особи перелічує, переважує отримані матеріали та складає Акт приймання запасів, в яком вказує назву, кількість і вартість отриманих матеріалів по ринкових цінах на аналогічні мате- ріали, тобто, їх справедлива вартість. За цим Актом матеріали переда- ються матеріально-відповідальній особі на відповідальне зберігання чи використання, про що вона розписується в Акті.

Отриманні запасів, що придбані за готівку (підзвітними особами) оформляється на основі Звіту про використання коштів наданих на відрядження та під звіт та прикладених до нього документів: чеків, накладних тощо.

Відпуск запасів з місць відповідального зберігання проводиться за документами встановленої форми, що затверджуються керівником установи.

Як зазначено в інструкції № 125, при відпуску використовуються форми документів встановлені наказом Мінстатистики № 193:

М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли»; М-2а «Акт списання бланків довіреностей»; М-3 «Журнал реєстрації довіреностей»;

М-4 «Прибутковий ордер»;

М-7 «Акт про приймання матеріалів»; М-8 «Лімітно-забірна картка»;

М-9 «Лімітно-забірна картка»;

М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів»; М-11 «Накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) ма-

теріалів»;

М-12 «Картка №                складського обліку матеріалів»; М-13 «Реєстр №     приймання — здачі документів»; М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі»; М-15 «Акт про приймання устаткування»;

М-15а «Акт приймання — передачі устаткування до монтажу»; М-16 «Матеріальний ярлик»;

Крім того використовуються наступні форми документів.

Акт списання ф. № 3-2. Використовується для списання запасів, що встановлені як непридатні для подальшого використання. Скла- дається комісією, призначеною керівником установи в двох при- мірниках. Перший здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально-відповідальної особи. В ньому послідовно вказують по кожному найменуванню запасів: номенклатурний номер, назву мате- ріалів, що списуються, одиниця виміру, кількість, ціна за одиницю, вартість, термін перебування в експлуатації та підстава непридатнос- ті. Вказується причина списання та спосіб знищення. Акти затверд- жуються керівником у встановленому порядку.

Накладна (вимога) ф. № З-3. Використовується для видачі за- пасів стороннім організаціям та внутрішнього переміщення. Склада-

ється в бухгалтерії у двох примірниках, підписується керівником та головним бухгалтером і дає право на отримання матеріалів зі складу чи інших місць.

Меню-вимога на видачу продуктів харчування Ф. № З-4. Слу- жить підставою для відпуску та списання продуктів харчування. Складається щодня лікарем-дієтологом і працівником бухгалтерії на основі кількості хворих в розрізі сніданку, обіду та вечері з роз- рахунку на одні особу. На підставі даних про кількість осіб, що хар- чуються, норм витрат продуктів розраховується кількість продуктів для відпуску продуктів зі складу на кухню установи. Документ під- писується лікарем (дієтсестрою), кухарем про приймання продуктів та комірником про видачу продуктів. Затверджується керівником установи.

Меню-вимога з підписами осіб про видачу та отримання про- дуктів харчування передається в бухгалтерію у терміни встановлені Графіком документообігу, але не менше ніж три рази на місяць. Дані меню-вимоги записуються в щомісячну Накопичувальну відомість по витрачанню продуктів харчування ф. № З-13.

Меню-вимога на видачу продуктів харчування ф. № З-4а.

Аналогічна формі № З-4, але використовується при автоматизо- ваному обліку. В ній містяться додаткові дані про шифр продуктів, шифр витрачання та інші.

Забірна картка ф. № З-5. Призначена для оформлення відпуску матеріалів, продукції молочних кухонь та інших запасів, що відпуска- ються систематично на протязі місяця. Вона виписується в бухгалте- рії на кожного одержувача на декілька найменувань, що відносяться до одного коду КЕКВ. Виписується в 2-х примірниках. В забірних картках завскладом проставляє кількість відпущених матеріалів та розписується про відпуск, а отримувач про отримання продукції. Тому один з примірник з підписом про отримання цінностей зберіга- ється в складі, другий з підписом завскладом про видачу матеріаль- них цінностей — в отримувача. Виписується на термін 15 днів для що- денного відпуску і на місяць — при періодичному відпуску. Відпуск здійснюється строго в межах ліміту.

Понадлімітний відпуск здійснюється тільки на підставі окремої накладної ф. З-3. Ліміти встановлюються центральним органом ви- конавчої влади за відомчою підпорядкованістю виходячи з планової

потреби в запасах та норм витрат, а при відсутності таких докумен- тів — встановлюються установою самостійно.

Заміна одного матеріалу іншим теж оформляється окремою нак- ладною.

В забірній картці на відпуск продуктів молочній кухні крім того проставляється кількість тари, що повертається отримувачем.

По закінченні місяця завскладом підводить підсумки, записує в кни- гу складського обліку кількість відпущених матеріалів, а забірну картку разом з іншими первинними документами передає в бухгалтерію.

Подорожній лист вантажного автомобіля, Подорожній лист лег- кового автомобіля. Використовується для списання фактично витра- ченого пального на роботу вантажних та легкових автомашин, але не більше норм витрат, встановлених для окремих марок автотранспорту.

Організація складського обліку

Відповідальність за приймання, зберігання і відпуск запасів по- кладається на матеріально відповідальних осіб, призначених наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збе- реження матеріальних цінностей, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

З метою забезпечення збереження цінностей в установах належ- ним чином організується складський облік. Для цього виділяються спеціально обладнані приміщення — склади.

Облік запасів за місцем відповідального зберігання ведеться мате- ріально-відповідальною особою в Книзі складського обліку (ф. З-9) за найменуваннями, сортами, кількістю. В ній ведеться облік на скла- ді матеріалів, продуктів харчування, готових виробів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, інших запасів.

Книга видається завскладом в бухгалтерії. При цьому вона пови- нна бути прошнурована, сторінки пронумеровані та їх кількість заві- рена підписом головного бухгалтера установи та скріплена печаткою. Книга ведеться у розрізі найменувань матеріалів, при цьому вка- зують місце зберігання запасів, їх ціну, ґатунок, розмір, кількість, джерело отримання та видачі запасів. Записи здійснюються по кож- ному документу про приймання чи видачу запасів і після кожного за-

пису в Книзі виводиться залишок матеріалів.

Облік запасів в складі та в бухгалтерії може вестись з присвоєн- ням запасам номенклатурних номерів.

Номенклатурний номер — це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів однієї назви, якості і ціни. Він має 7 знаків:

–   перші три цифри означають код субрахунку — наприклад, 231;

–   четверта цифра означає номер підгрупи — 1 – реактиви і хімікати;

–   останні три цифри означають порядковий номер у підгрупі: 051 — спирт етиловий.

Номенклатурний номер спирту етилового буде: 2311051.

Номенклатурні номери вказуються на ярликах, стелажах де вони розміщені та у книзі складського обліку, а також в усіх первинних до- кументах з обліку руху запасів.

У встановлені терміни (відповідно до графіка документообігу) завскладом комплектує прибуткові та видаткові документи, на їх підставі складає Реєстр приймання-здачі документів ф. № М-13 в двох примірниках, які разом з документами подає до бухгалтерії. В бухгалтерії перевіряється поданий звіт та роблять записи в облікових регістрах. Один примірник Реєстру повертається завскладом.

 

 

5.  Організація синтетичного та аналітичного обліку запасів

В бухгалтерії ведеться аналітичний та синтетичний облік запасів. Аналітичний облік ведеться за назвами, видами, сортами та за ма- теріально-відповідальними особами. При цьому облік узгоджується з встановленими установою номенклатурними номерами. В склад- ському і аналітичному обліку слід окремо вести облік запасів, що придбані по коштах загального фонду, спеціального фонду, та тих

що надійшли як гуманітарна допомога.

Для аналітичного обліку використовують такі регістри:

1.  Книга кількісно-сумового обліку (ф. З-6). Використовується для аналітичного обліку запасів (крім тварин на вирощуванні та відгодівлі та продуктів харчування) в кількісному і вартісно- му вираженні. Записи в них здійснюються на підставі Реєстрів приймання-здачі документів (звітів завскладом), первинних документів. Аналітичні рахунки відкриваються за встановле- ними номенклатурними номерами, тобто, за назвами, сортами запасів по їх кількості та вартості.

2.   Оборотна відомість (ф. З-11). Використовується для пере- вірки правильності записів в обліку запасів в аналітичному та синтетичному обліку. Відкривається по кожному субрахунку.

3.   Картки кількісно-сумового обліку (ф. З-7). Картки можуть вестись як альтернативний обліковий регістр аналітичного обліку. Їх будова аналогічна Книзі кількісно-сумового обліку з тією різницею, що кожна картка призначена для обліку од- ного найменування запасів. Картки кількісно-сумового облі- ку реєструються в Описах карток кількісно-сумового обліку (ф. З-14). В централізованих бухгалтеріях Описи ведуться окремо за кожною установою, що обслуговується.

При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку Книги кількісно-сумового обліку (Картки кількісно-сумового обліку) можуть не застосовуватися.

4.   Книга обліку тварин (ф. З-8). Використовується для аналі- тичного обліку тварин на вирощуванні та тварин на відгодів- лі. В ній відкриваються окремі аналітичні рахунки за видами та віковими групами молодняку тварин, та по видах тварин на відгодівлі. Тварини обліковуються за кількістю, живою вагою та вартістю за матеріально-відповідальними особами. Відкри- вається на рік.

5.  Журнал реєстрації битого посуду ф. № З-10. Ведеться для спи- сання битого посуду в установах, що мають в своєму складі кух- ні. Всі сторінки Журналу повинні бути пронумеровані, Журнал прошнурований і на останній сторінці підписом головного бух- галтера та печаткою установи завіряється кількість листів. Записи до нього здійснює на протязі місяця матеріально-від- повідальна особа, яка вказує дату, назву предметів та кількість битого посуду (прописом). Члени постійно діючої комісії пе- ревіряють факт наявності битого посуду та завіряють ці дані своїми підписами в журналі. Битий посуд вилучається та зни- щується. Щоквартально (або щомісячно) комісія за даними Журналу складає акт на списання битого посуду, який затвер- джується керівником установи.

При автоматизації обліку вирішення організації складського та бухгалтерського обліку досягається веденням машинної картотеки. Завдяки цьому ведеться по предметний облік та досягається тотож- ність даних складського і бухгалтерського обліку.

Основним узагальнюючим регістром синтетичного обліку є Жур- нал-Головна.

Надходження запасів записується до Головної книги на підставі меморіальних ордерів:

–   № 4 (Накопичувальна відомість розрахунків з різними дебіто- рами ф. № 408);

–   № 6 (Накопичувальна відомість розрахунків з різними креди- торами ф. № 409);

–   № 7 (Накопичувальна по розрахунках в порядку планових пла- тежів ф. № 410);

–   № 8 (Накопичувальна відомість по розрахунках з підзвітними особами ф. № 386);

–   № 11 (Зведення накопичувальних відомостей по надходженню продуктів харчування, ф. № 398 — бюджет).

Для узагальнення інформації по вибуттю та переміщенню запасів в бухгалтерії на підставі первинних документів складають:

Меморіальний ордер № 10 (Накопичувальна відомість про ви- буття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів ф. № 439 — бюджет);

Меморіальний ордер № 11 (Зведення накопичувальних відомос- тей про надходження продуктів харчування ф. № 396 — бюджет);

Меморіальний ордер №12 (Накопичувальна відомість по витра- чанню продуктів харчування ф. № 411 — бюджет);

Меморіальний ордер № 13 (Накопичувальна відомість витра- чання матеріалів ф. № 396 — бюджет). Записи в них кореспондують з кредиту рахунків обліку запасів в дебет різних рахунків.

Таблиця 42

Кореспонденція рахунків з обліку запасів

 

Зміст операції	Кореспонденція рахунків
	Дт	Кт
Надходження запасів
Придбання від різних організацій:
Оприбутковано запаси (на їх купівельну вартість)	20, 21, 23	361, 364, 675
Одночасно відображається сума ПДВ:

Продовження табл. 42

Списана на видатки установи по загальному фонду (якщо придбані за рахунок загального фонду)	801, 802	361, 364, 675
– списано на видатки по спеціальних коштах (по придбаних запасах за рахунок спеціального фон- ду і установа не є платником ПДВ)	811–813	361, 364, 675
– віднесені на податковий кредит з ПДВ (по при- дбаних за рахунок спеціального фонду і установа є платником ПДВ)	641	364, 361, 675
Оприбуткування запасів, що надійшли як гумані- тарна допомога	324	712
	364	324
	23	364
Оприбутковані запаси від ліквідації необоротних активів, малоцінних предметів	324	711
	364	324
	231, 234, 235, 238, 239	364
Витрачання запасів Вартість витрачених запасів списується на видатки установи відповідно до напрямків їх використання, джерел придбання та за кодами КЕКВ
Списані витрачені матеріали на витрати установи, що придбані за рахунок загального фонду	801, 802,	201–205, 231–236, 238, 239
Списані витрачені матеріали на витрати по спеці- альному фонду, що придбані за рахунок спеціаль- ного фонду	811, 813	201–205, 231–236, 238, 239
Списані матеріали, що надійшли як гуманітарна до- помога, благодійні надходження тощо	812	201–218, 231–236, 238, 239
Переоцінка запасів
До оцінка	201–218, 231–236, 238, 239	441
Уцінка	441	201–218, 231–236, 238, 239

6.  Облік тварин на вирощуванні та відгодівлі

Планом рахунків для обліку молодняку тварин передбачено ра- хунок:

21 «Тварини на вирощуванні та відгодівлі». До нього відкрива- ються субрахунки:

211 «Молодняк тварин на вирощуванні»; 212 «Тварини на відгодівлі»;

213  «Птиця»;

214  «Звірі»;

215  «Кролі»;

216  «Сім»ї бджіл»;

217  «Доросла худоба, вибракувана з основного стада»; 218 «Худоба, прийнята від населення для реалізації».

По дебету рахунку відображається надходження тварин за їх кількістю, вагою та вартістю, а по кредиту — вибуття з різних причин. На субрахунку 211 «Молодняк тварин на вирощуванні» ведеться облік наявності, надходження і вибуття молодняка великої рогатої

худоби, свиней, овець, кіз та коней за групами:

1)  велика рогата худоба, телички 9за роками народження), бички (за роками народження); нетелі, корови, первістки для реаліза- ції;

2)  свині: поросята до двох місяців (до відлучення від матки), по- росята від двох до чотирьох місяців; ремонтні свинки; ремонт- ні кабанчики; свиноматки, що перевіряються; молодняк свиней на відгодівлі;

3)  вівці і молодняк народження поточного року; молодняк народ- ження минулих років і ярки (до переведення в основне стадо). Облік за кожною групою ведеться окремо за рунами: тонкорун- ні, напівтонкорунні, напівгрубошерстні, грубошерстні;

4)  кози: молодняк народження поточного минулого року; молод- няк народження минулого року;

5)  коні: молодняк робочих коней (за роками народження і статтю); молодняк племінних коней (за роками народження і статтю).

Молодняк племінних тварин усіх видів обліковується також за породами.

На цьому рахунку відображається приплід молодняку (лошат), якщо в установі є робочі коні, які утримуються за рахунок бюджет- них коштів і обліковуються у складі основних засобів.

На субрахунку 212 «Тварини на відгодівлі» ведеться облік наяв- ності, надходження і вибуття дорослої худоби, переведеної з основно- го стада на відгодівлю і нагул за видами худоби:

1)  велика рогата худоба на відгодівлі і нагулі;

2)  свині на відгодівлі;

3)  віці на нагулі та відгодівлі;

4)  кози на нагулі та відгодівлі.

На субрахунку 213 «Птиця» ведеться облік наявності, надход- ження і вибуття всієї птиці, як молодняку, так і дорослої, за такими обліковими групами:

–   кури яєчного напрямку: молодняк; маточне стадо несучок; про- мислове стадо несучок; ремонтний молодняк;

–   кури м’ясного напрямку: молодняк; м’ясні курчата; маточне стадо;

3)  качки: доросле стадо; молодняк;

4)  гуси: молодняк; доросле стадо;

5)  індики: молодняк, доросле стадо;

6)  цесарки: молодняк, доросле стадо;

7)  перепілки: молодняк, доросле стадо.

На субрахунку 214 «Звірі» ведеться облік наявності, надходжен- ня та вибуття хутрових звірів за видами: молодняк; основне стадо.

На субрахунку 215 «Кролі» ведеться облік кролів за породами та за видами: молодняк, основне стадо.

На субрахунку 216 «Сім’ї бджіл» обліковується бджолині сім’ї за кількістю сімей та їх вартістю в цілому на пасіці.

На субрахунку 217 «Доросла худоба, вибракувана з основного стада» ведеться облік поголів’я і первісної вартості продуктивних тварин і робочої худоби, вибракованих і реалізованих або забитих на м’ясо в господарстві без відгодівлі, за видами.

На субрахунку 218 «Худоба, прийнята від населення для реаліза- ції» ведеться облік руху тварин за видами, прийнятих від населення для реалізації».

Аналітичний облік ведеться за встановленими видами та вікови- ми групами в Книзі обліку тварин (ф. З-8). В ній вказується підста- ва для запису (номер меморіального ордера), зазначається кількість, вага та вартість тварин і кореспонденція рахунків при надходженні та вибутті тварин.

Приплід тварин оприбутковується за плановою собівартістю на підставі Акта на оприбуткування приплоду, який складається в день отримання приплоду. Щомісяця тварин зважують для визначення приросту живої ваги. Він оцінюється за плановою собівартістю 1 ц приросту.

Падіж молодняку тварин і тварин на вирощуванні розглядаєть- ся, як втрати виробництва і відносяться на збільшення собівартості вирощеного поголів’я. Крім випадків, коли падіж стався з вини ма- теріально-відповідальної особи і сума завданих збитків нею відшко- довується.

Молодняк тварин, що переходить на наступний рік для подаль- шого вирощування і відгодівлі, а також молодняк худоби, що пере- водиться в основне стадо оцінюється по фактичній собівартості їх живої ваги, але не вище заготівельних цін на худобу, що продається державі.

Закуплені тварини оцінюються за фактичною собівартістю їх придбання. Сума сплаченого ПДВ відноситься за рахунок загального чи спеціального фонду, або на податковий кредит, якщо установа є платником ПДВ.

Відповідно до плану рахунків бюджетних установ витрати на утримання тварин будуть відображатись по дебету рахунку 822 ««Ви- трати підсобних (навчальних) сільських господарств». Отриманий приплід, приріст живої маси оприбутковується з кредиту рахунку 822. Реалізація тварин відображається на рахунку 722 «Доходи під- собних сільських господарств».

Таблиця 43

Кореспонденції рахунків з обліку тварин на вирощуванні та відгодівлі

 

Зміст запису	Кореспонденція рахунків
	Дт	Кт
Оприбутковано приплід тварин	211	822
Оприбутковано приріст	211	822
Оприбутковано придбаних тварин (на вартість без ПДВ)	21	675, 364
Суму ПДВ віднесено на видатки	822	641

Продовження табл. 43

Суму ПДВ відносять на податковий кредит	641	364, 675
Списано за рахунок установи падіж тварин	822	21
Отримано від забою тварин м’ясні продукти	251	211–218
Реалізовано тварин: списано за собівартістю	722	21
Нарахована виручка за реалізовані тварини	364	722
Надійшли кошти	313, 323	364

 

 

7.  Облік матеріалів та продуктів харчування

Окремі бюджетні установи в своїй діяльності використовують продукти харчування (лікарні, дитячі установи, навчальні та оздо- ровчі заклади тощо). Такі матеріальні цінності обліковуються на ра- хунку 232 «Продукти харчування».

Основним документом, що регулює облік продуктів харчування є Інструкція з обліку продуктів харчування в лікувально-профілак- тичних та інших установах охорони здоров’я, що утримуються за ра- хунок Держбюджету. Затверджена Наказом Міністерства охорони здоров»я СССР від 05.05.1983 р. № 530.

Продукти харчування та продовольча сировина повинні надходи- ти до закладів разом з супровідними документами, які свідчать про їх походження та якість (накладні, сертифікати відповідності, висновки санітарно-епідеміологічної експертизи тощо).

Продукти харчування відносяться до тих видів запасів, які при неправильних умовах зберігання можуть принести шкоду здоров’ю людей. Тому установи повинні забезпечити належні умови зберіган- ня продуктів та контролю за їх якістю при прийнятті та при спожи- вані. Тому при прийманні продуктів вони перевіряються комірни- ком, завідувачем виробництва кухарем та залучаються працівники медичного закладу (або ж це лікар-дієтолог чи медсестра-дієтолог). При встановленні фактів неякісних продуктів вони передаються по- стачальнику разом з висновком лікаря чи санепідемстанції.

Надходження продуктів в установу обліковується в Накопичу- вальній відомості по надходженню продуктів харчування типової форми З-12. Записи в ній здійснюються на підставі первинних до-

кументів по надходженню продуктів від постачальників (накладні, ТТН) в кількісному і вартісному вираженні , в розрізі постачальників по кожному найменуванню продуктів. Складаються окремо по кож- ній матеріально-відповідальній особі. Якщо таких осіб декілька, то по закінченні місяця на їх підставі складається Зведення накопичу- вальних відомостей № 398), що є одночасно Меморіальним ордером

№ 11. Такий меморіальний ордер відображає тільки надходження продуктів в порядку планових платежів. Тому надходження продук- тів харчування відображається також і по меморіальних ордерах № 4, 6, 8 (рахунки 364, 675, 362).

Відпуск продуктів на кухню оформляється документом Меню- вимога на отримання продуктів харчування типової форми. Склада- ється щодня в 2-х екземплярах: 1 для складу, 2 — для повара. В ній записують витрачання продуктів за кожний день по їх назвах. Скла- дає працівник бухгалтерії та лікар-дієтолог за даними про наявність хворих, (інших осіб, що харчуються), їх дієт, розкладки на приготов- лення страв.

В навчальних та оздоровчих закладах для визначення потреби в продуктах харчування складаються двотижневі меню, які погоджу- ються з територіальною установою санітарно-епідеміологічної служ- би. На їх підставі завідуючий харчоблоком та медичним працівником складаються щоденні меню-розклад та меню, які підписуються керів- ником закладу. Меню-розклад складається єдиним для всіх дітей за- кладу, але з різним виходом страв за віковими групами, наведеними в нормах харчування. Щоденне меню-розклад ураховує норми харчу- вання, наявні продукти та продовольчу сировину.

Для узагальнення даних про відпуск продуктів на підставі Меню- вимог складається Накопичувальна відомість по витрачанню про- дуктів харчування ф. № З-12, в якій на підставі даних меню щодня записується витрачання продуктів на протязі місяця по їх назвах та кількості. У встановлені терміни разом з меню-вимогою вона здаєть- ся в бухгалтерію.

В свою чергу в бухгалтерії на підставі накопичувальних відомос- тей З-12 складається меморіальний ордер № 12, який являє собою Зведення накопичувальних відомостей ф. З-12. В ньому записи відо- бражаються по витрачанню продуктів з кредиту рахунку 232 в дебет різних.

Таблиця 44

Кореспонденції рахунків з обліку продуктів харчування

 

Зміст запису	Кореспонденція рахунків
	Дт	Кт
Оприбутковані продукти харчування	232	361, 675, 364
Отримана тара	236	361, 364, 675
Списана сума ПДВ	801, 802, 811–813, 641	361
Списана вартість витрачених продуктів харчування:
придбаних за рахунок загального фонду	801, 802	232
придбаних за рахунок спеціальних коштів	811, 813	232
отриманих, як гуманітарна допомога	812	232
Списані природні втрати в межах норм природного убутку по продуктах, що придбані в поточному році	801, 802, 811–813	232
Списані природні втрати в межах норм природного убутку по продуктах, що придбані в минулому році	431, 432	232
Надійшла тара з продуктами	236	361, 364, 675
Списано бій тари за рахунок установи	801, 802	236
Списано бій тари за рахунок винних осіб	363	236
Повернено тару постачальнику	361, 364, 675	236

 

 

8.  Облік медикаментів

На рахунку 233 «Медикаменти та перев’язувальні засоби» облі- ковуються медикаменти, компоненти, бактерицидні препарати, сиро- ватки, вакцини, кров та перев’язувальні засоби в лікарнях, лікуваль- но-профілактичних, лікувально-ветеринарних та інших закладах, у кошторисах яких передбачені асигнування за кодом 1132 «Медика- менти та перев’язувальні засоби». На цьому субрахунку обліковують-

ся також допоміжні та аптекарські матеріали в лікувальних закладах, які мають свої аптеки.

Медикаменти знаходяться на відповідальному зберіганні осіб, з якими укладені договори про повну матеріальну відповідальність.

Медикаменти надходять на склад від постачальників відповідно до укладених з постачальниками договорів та супроводжуються спе- цифікацією, рахунками і накладними у підзвіт фармацевту або іншій матеріально-відповідальній особі, що призначена наказом керівника закладу (це може бути головна медична сестра). На основі цих до- кументів медикаменти оприбутковуються у підзвіт вказаним особам. В складі ведеться книга складського обліку в якій ведеться пред- метно-кількісний облік. При цьому в Книгу складського обліку за- носять всі дані за медикаменти: повне найменування, дозування, фа-

сування та кількість.

На підставі специфікацій та накладних медикаменти ведеться об- лік виконання договірних зобов’язань з постачальниками за формою

№ 6-МЗ у міру надходження медикаментів, які реєструються фарма- цевтом.

Відпускаються лікарські засоби зі складу в структурні підрозді- ли з розрахунку на фактичну кількість хворих на підставі замовлень- вимог за формою № 434. Ці документи складаються у 2-х примірниках і затверджуються керівником закладу. Замовлення-вимога підпису- ється керівником закладу або начмедом, завідуючим відділенням, го- ловною медсестрою, старшою медсестрою підрозділу.

Отримані зі складу лікувальні засоби зберігаються у відділеннях у підзвіті старшої медсестри за видами у спеціальних шафах, нарко- тичні засоби — у сейфах, швидкопсувні — у холодильниках.

Для обліку отриманих медикаментів старша медсестра відділен- ня веде Книгу предметно-кількісного обліку форми № 8-МЗ, куди за- писує надходження медикаментів. В ній зазначається найменування медикаментів, дозування, фасування та кількість. В окремому жур- налі довільної форми ведеться облік затребуваних і виданих медика- ментів, до якого записують найменування лікарського засобу, одини- ця виміру, кількість затребуваних і виданих препаратів.

Для постійного забезпечення потреб відділення в потрібних меди- каментах медичні сестри, які працюють на медичному посту відділен- ня, у маніпуляцій них кабінетах, перв’язочній, операційній здійснюють

вибірку медикаментів, яких не вистачає для роботи та оформляють замовлення-вимогу на ім’я старшої медсестри відділення.

За цими замовленнями-вимогами старша медсестра відділення видає медикаменти та записує їх при цьому в журналі виданих меди- каментів.

У структурних підрозділах медикаменти обліковуються за таки- ми групами:

–   загальна група;

–   отруйні лікарські засоби;

–   наркотики;

–   етиловий спирт;

–   дорогі препарати і перев’язувальний матеріал.

На підставі щоденних замовлень-вимог складається Підсумована відомість кількісних витрат медикаментів. Старші медсестри відді- лень здають до бухгалтерії на початку місяця «Звіт про витрату ме- дикаментів» в кількісному виразі, до яких додають замовлення-ви- моги. Цей звіт є підставою для списання витрачених медикаментів з підзвіту матеріально-відповідальної особи.

Головна медсестра щомісяця подає до бухгалтерії Звіт про рух ме- дикаментів за формою № 2-МЗ. Цей звіт затверджується керівником установи. Бухгалтер перевіряє цей звіт та звіряє його дані з даними звітів старших медсестер: дані про передачу медикаментів зі складу в підрозділи. На основі представлених звітів та супровідних докумен- тів до нього в бухгалтерії оприбутковуються отримані медикаменти від постачальників, як гуманітарна допомога.

Протаксувавши звіти старших медсестер підрозділів, бухгалтер заносить усі дані про витрати медикаментів у відділеннях до загаль- ної витрати закладу. В бухгалтерії складається оборотна відомість (форма № 296), в якій зазначається залишки медикаментів за їх на- звами, кількість, ціною та сумою.

Для контролю за медикаментами щомісяця здійснюється звірка даних бухгалтерського і складського обліку. Крім того, два рази на рік проводиться їх інвентаризація.

Особливу групу медичних засобів становлять наркотичні засо- би. Порядок їх зберігання та використання регулюється «Порядком обігу наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів в державних і комунальних закладах охорони здоров’я України», що затверджений наказом МОЗ України від 18.12. 1997 року № 356.

Лікувальні засоби, що відносяться до цієї групи встановлені «Пе- реліком наркотичних засобів, психотропних речовин, їх аналогів і прекурсорів, що підлягають спеціальному контролю відповідно до за- конодавства України», затвердженого наказом комітету з контролю за наркотиками при МОЗ України від 23.03.1998 року № 7.

Наркотичні засоби можуть використовуватись тими закладами охорони здоров’я, що мають відповідну ліцензію, яка видається Дер- жавною службою лікарських засобів і виробів медичного призначен- ня за погодженням з МВС.

З аптечних складів наркотичні засоби відпускаються лише для ме- дичних цілей державним і комунальним закладам охорони здоров’я, що мають лікарняні ліжка. Перелік таких закладів затверджується на- казом керівника обласного (міського) управління охорони здоров’я.

Порядок отримання, і відпуску наркотичних і психотропних лі- карських засобів відділеннями, кабінетами, постами з аптек цих за- кладів в конкретному лікувальному закладі визначається наказом головного лікаря.

У всіх лікувальних закладах, їх відділеннях, амбулаторіях, ФАПах, здоровпунктах, медсанчастинах тощо, де дозволено зберігати та засто- совувати наркотичні засоби здійснюється їх предметно-кількісний облік у спеціальних журналах (книгах) встановленої наказом № 356 форми. Ці журнали (книги) повинні бути прономеровані прошнуро- вані та завірені:

–   у ЛПЗ — круглою печаткою та підписом головного лікаря;

–   в амбулаторіях, дільничних лікарнях, ФАПах і здоров пунк- тах — підписом керівника з печаткою вищого за підпорядкова- ністю ЛПЗ;

–   на постах — підписом завідувача відділення, до якого відно- ситься цей пост, та печаткою ЛПЗ.

Використання наркотичних і психотропних лікарських засобів оформляється зразу ж після надання хворому медичної допомоги. Використані ампули з під зазначених засобів повинні щоденно, за ви- нятком вихідних і святкових днів, здаватися особами, відповідальни- ми з їх зберігання, у комісію зі знищення порожніх ампул.

Знищення порожніх ампул проводиться не менше одного разу на 10 днів. Після цього негайно має бути складений і підписаний всіма членами комісії акт за встановленою наказом № 356 формою № 12.

Комісія зі знищення порожніх ампул у складі не менше 3 чоловік створюється за наказом головного лікаря ЛПЗ. Очолює її заступник головного лікаря з лікувальної роботи, а в закладах де така посада не затверджена — головним лікарем.

Невикористані наркотичні засоби, що залишилися у медпраців- ника здаються відповідальній особі ЛПЗ за актом передачі.

Типові кореспонденції рахунків з обліку операцій з медикамента- ми приведені в Таблиці 45.

Таблиця 45

Кореспонденції по надходженню та вибуттю медикаментів

 

Зміст операції	Кореспонденції рахунків
	Дт	Кт
Оприбутковано медикаменти від постачальників	233	675, 364
Списано витрачені медикаменти, КЕКВ 1132	801, 802	233
Оприбутковано медикаменти як гуманітарна допо- мога:
На основі довідки про надходження у натуральній формі та Акта про приймання матеріалів	324	712
	364	324
	233	364
Списані медикаменти, що отримані як гуманітарна допомога	812	233

 

 

 

9.  Облік запасних частин

На субрахунку 238 «Запчастини до транспортних засобів, машин і обладнання», обліковуються запчастини які призначені для ремонту та заміни спрацьованих частин машин (медичних, електронно-обчис- лювальних та інше), обладнання, тракторів, комбайнів, транспортних засобів (мотори, автомобільні шини, включаючи покришки, камери й обідні стрічки тощо) незалежно від їх вартості.

Запчастини обліковуються в складі за їх назвами та кількістю за номенклатурними номерами. Для складського обліку найчастіше ви- користовують картки складського обліку. Видаються для виробни-

чих потреб на підставі накладних (вимог), лімітно-забірних карток, Відомості дефектів. Списуються на підставі Акта на списання мате- ріалів (ф. З-2).

Окремою групою запасних частин є шини. Відпуск шин зі складу оформляється накладною ф. З-3. Водій, будучи матеріально-відпові- дальною особою, розписується в отриманні шин та встановлює їх на автомобіль при цьому складається Акт на установку шин.

При установці шини її вартість відразу списується на фактичні витрати і одночасно складається «Картка обліку пробігу автомобіль- ної шини» при цьому складається запис: Дт 801, 802, 811–813 Кт 238. Надалі шини обліковуються в підзвітній сумі водія в оперативно-

му обліку на підставі «Картки обліку пробігу автомобільної шини».

Шини списуються з обліку згідно з нормами експлуатаційного пробігу шин і порядком їх коригування залежно від умов експлуата- ції. Ці норми встановлені наказом Міністерства транспорту України

№ 420 від 08.12.1997 року «Норми експлуатаційного пробігу авто- мобільних шин» і є обов’язкові для всіх підприємств та установ, що мають автотранспорт, незалежно від форм власності.

Ведення обліку фактичного пробігу шин здійснюється в «Картці обліку пробігу автомобільної шини».

До карток вноситься наступна інформація про шини:

–   дата введення шини в експлуатацію;

–   державний номер;

–   марка автомобіля, на який шини встановлені;

–   вісь, з якого боку та коли встановлена шина;

–   показники спідометра на момент установки;

–   пробіг шини на момент заміни;

–   сумарний пробіг.

Якщо нормативна величина зносу шини досягнута її можна спи- сати.

При достроковому зносу шини треба встановити його причини. Їх може бути декілька: неправильна експлуатація, поганий стан доріг, низька якість шин з вини виробника тощо.

У разі повного зносу шини, що були раніше встановлені на авто- мобіль і знаходилися в підзвітній сумі у водія, вони списуються на підставі Акта на списання ф. З-2, що підтверджується висновком ко- місії.

При заміні літнього комплекту на зимовий і навпаки, шини при- буткуються на склад на підставі накладної ф. З-3. На складі облік шин, що були в експлуатації, ведеться окремо від нових матеріально- відповідальною особою тільки в кількісному вираженні.

 

 

10. Облік палива

Одним із важливих видів матеріалів в бюджетних установах є па- ливо.

Облік пального ведеться на рахунку 235 «Паливо, горючі і мас- тильні матеріали». На ньому ведеться облік всіх видів палива, пального і мастильних матеріалів, що знаходяться на складах або в коморах (дрова, вугілля, торф, бензин, газ, мазут та інше), а також безпосередньо у матеріально-відповідальних осіб.

Талони на бензин обліковуються на рахунку 331 «Грошові доку- менти в національній валюті».

Бюджетні установи мають право мати на своєму балансі автома- шини, а тому необхідними видатками є видатки на паливо.

Аналітичний облік цих матеріалів ведеться за видами і найме- нуваннями пального, а бензину — за марками або іншими ознаками. Ведеться в розрізі матеріально-відповідальних осіб за кількістю та вартістю.

Оприбутковується на підставі документів постачальника: на- кладних, рахунків-фактур.

Видається зі складу у підзвіт водіям на підставі накладних (ви- мог), лімітно-забірних карток.

Часто паливо видається талонами, в такому випадку вони вида- ються водіям лише після звітування за раніше отримані талони. При цьому видані талони ставляться водію у підзвіт.

По закінчені місяця матеріально-відповідальні особи складають звіт про рух пального, в якому відображають залишки на початок та кінець місяця. Надходження та вибуття по кожному виду пального.

Списується витрачене паливо на підставі даних Подорожніх листків (ф. № 2 та № 3) за фактичними витратами, але не більше встановлених норм для кожної марки автомобіля відповідно до прой- деного кілометражу та перевезеного вантажу, що встановлюються на-

казами Міністерством автотранспорту України. Крім того, комісією призначеною керівником установи складається акт списання палива. Операції по списанню палива групуються в Меморіальному ордері

№ 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» ф. № 396 (бюджет).

В бухгалтерії рух палива оцінюється за цінами постачальників по надходженню, а витрачене пальне — за цінами придбання (балансова вартість) чи середньозваженою вартістю.

Таблиця 46

Кореспонденції рахунків з обліку палива

 

Зміст операції	Кореспонденції рахунків
	Дт	Кт
Оприбутковано паливо від різних організацій (без суми ПДВ та транспортних послуг)	235	364, 675
На суму ПДВ (якщо паливо придбається за влас- ні кошти з оподатковуваних операцій і установа є платником ПДВ)	641	364, 675
Списане витрачене паливо на роботу автомашин :
Що придбане за кошти загального фонду:	801, 802	235
Що придбане за кошти спеціального фонду	811–813	235
Облік талонів на бензин
Оприбутковано талони на бензин (без суми ПДВ)	331	364, 675
На суму ПДВ (якщо паливо придбається за влас- ні кошти з оподатковуваних операцій і установа є платником ПДВ)	641	675, 364
Одночасно здійснюється запис по обліку талонів на бензин на позабалансовому рахунку 08 «Бланки су- ворого обліку»	08
Видано талони відповідальним особам	235	331
Списано з забалансового обліку, рахунок 08 «Блан- ки суворого обліку»		08
Списане витрачене пальне в межах норм витрат на підставі Подорожніх листів автомобіля, трактора	801, 802, 811–813	235

11. Облік готової продукції та продукції сільськогосподарського виробництва

Облік готових виробів, виготовлених у виробничих (навчальних) майстернях, а також готової друкованої продукції ведеться на рахун- ку 241 «Вироби виробничих (навчальних) майстерень». Виготовлені вироби оцінюються за фактичною собівартістю та оприбутковують- ся на підставі акта, який затверджує керівник установи. Продукція здається в склад, де вона враховується в книзі складського обліку за назвами, марками, сортами чи іншими ознаками.

Вироби можуть бути використані для потреб установою або ж ре- алізовані. Доходи від них вважаються доходами від надання платних послуг.

Продукція сільськогосподарського виробництва, що отримується від підсобних сільських і навчально-дослідних господарств облікову- ється на рахунку 251 «Продукція підсобних (навчальних) сільських господарств». На протязі року вона оцінюється за плановою собівар- тістю, а в кінці року визначається її фактична собівартість.

Аналітичний облік ведеться готової продукції виробничих май- стерень та сільськогосподарської продукції ведеться за назвами та видами продукції в розрізі матеріально-відповідальних осіб. За опе- раціями по надходженню та використанню продукції складаються наступні кореспонденції рахунків.

Таблиця 47

Кореспонденції рахунків

 

Зміст операції	Кореспонденції рахунків
	Дт	Кт
Оприбуткування готових виробів з майстерень	241	821
Оприбуткування продукції	251	822
Списана собівартість реалізованої продукції	722	251
Списана собівартість реалізованих виробів	721	241
Нараховані доходи від реалізації	364	721, 722
Надійшли кошти	323	364
Передана продукція та вироби для використання установою	232, 239	241, 251

12. Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів

До складу малоцінних та швидкозношуваних предметів бюджет- них установ відносять предмети, термін корисної експлуатації яких менше 1 року.

Інструкція № 125 визначає, що термін очікуваної експлуатації за- пасів установи встановлює центральний орган виконавчої влади по відомчому підпорядкуванню. Якщо нормативні документи відсутні, то установа самостійно встановлює ці терміни.

Для обліку МШП, термін експлуатації яких менше року та вар- тість яких незначна призначений рахунок 22 «Малоцінні та швидко- зношувані предмети», до якого відкриваються субрахунки:

221  «Малоцінні та швидкозношувані предмети на складі та в екс- плуатації»;

222   «Малоцінні і швидкозношувані предмети спеціального при- значення».

При необхідності установи відкривають рахунки 3 та 4 порядку, на- приклад, 221/1 — «МШП на складі», 221/2 — «МШП в експлуатації». На субрахунку 221 обліковуються предмети, терміном експлуата-

ції менше 1 року за такими підгрупами:

1)  знаряддя лову (трали, неводи, сіті тощо);

2)  пилки, сучкорізи, троси для сплаву;

3)  спеціальні інструменти і спеціальні пристосування для серій- ного і масового виробництва певних виробів чи для виготов- лення індивідуальних замовлень;

4)  предмети виробничого призначення; обладнання, що сприяє охороні праці, предмети технічного призначення, які не мо- жуть бути віднесені до необоротних активів;

5)  господарський інвентар — предмети конторського і господар- ського призначення, столовий, кухонний, і інший господар- ський інвентар, предмети протипожежного призначення;

6)  сценічно-постановочні засоби вартістю до 10 грн за одиницю (комплект);

7)  інші предмети, термін корисної експлуатації, як очікується, не перевищує року.

Субрахунок 222 «Малоцінні та швидкозношувані предмети спе- ціального призначення» застосовуються установами для обліку

предметів, що мають специфічне та обмежене використання лише в окремих галузях і короткотерміновий строк застосування.

Оприбуткування та вибуття МШП оформляється в загальному для запасів порядку з використанням зазначених вище первинних документів.

МШП, як і інші види запасів підлягають попредметному обліку в складі , в місцях експлуатації та в бухгалтерії.

МШП, що видаються в експлуатацію, закріплюються за матері- ально-відповідальною особою в місцях експлуатації (лабораторія, підрозділ, кухня та ін). Облік в місцях експлуатації веде відповідаль- на особа в книгах складського обліку за найменуванням та кількістю, або в Інвентаризаційному описі з вкладками до нього.

Для списання битого посуду в харчоблоках використовують Журнал реєстрації битого посуду ф. № З-10).

Облік предметів в бухгалтерії ведеться по найменуваннях, кіль- кості та вартості в розрізі матеріально-відповідальних осіб в книгах кількісно-сумового обліку та в оборотних відомостях.

По закінченні місяця на підставі отриманих первинних докумен- тів в бухгалтерії складається меморіальний ордер № 10 (Накопичу- вальна відомість про вибуття і переміщення малоцінних та швидко- зношуваних предметів ф.439-бюджет). В ній записи групуються з кредиту рахунку 221 та 222 в дебет різних рахунків за матеріально- відповідальними особами, назвами МШП, кореспондуючими рахун- ками. Підсумки заносяться в Головну книгу.

Особливості обліку МШП в бюджетних установах є наступні:

–   предмети вартістю до 10 грн за одиницю (комплект) включно при видачі в експлуатацію списуються за відпускними доку- ментами (накладна-вимога, забірна картка) без складання Акту списання запасів.

–   предмети вартістю понад 10 грн при видачі зі складу облікову- ються, як предмети в експлуатації. По закінченні терміну ко- рисного використання постійно-діюча комісія оглядає ці пред- мети, встановлює можливість їх відновлення та подальшого використання чи реалізації. При вирішенні списати їх склада- ється Акт списання ф. З-2.

–   Надходження МШП відображається через збільшення фонду в малоцінних та швидкозношуваних предметах, а у всіх випад-

ках вибуття МШП їх вартість записується на зменшення цього фонду (рахунок 411 «Фонд в малоцінних та швидкозношува- них предметах»).

Основні операції з надходження та вибуття малоцінних та швид- козношуваних предметів приведені в Таблиці 48.

Таблиця 48

Кореспонденції рахунків з обліку МШП

 

Зміст запису	Сума	Кореспонденції рахунків
		Дт	Кт
1. Надійшли в установу МШП придбані за рахунок загального фонду (на вартість без ПДВ)	510,00	221	361, 362, 364, 675
списується ПДВ	102,00	801, 802,	361, 362, 364, 675
Одночасно робиться другий запис по створенню фонду	510,00	801, 802,	411
2. Надійшли в установу МШП придбані за рахунок спеціального фонду:
на суму без ПДВ	200,00	221	361, 364, 362, 675
на суму ПДВ (установа не платник ПДВ)	40,00	811–813	364, 362, 361, 675
на суму ПДВ (установа є платником ПДВ)	40,00	641	364, 361, 362, 675
Одночасно створюється фонд в МШП	200,00	811–813	411
3. Отримана гуманітарна допомога	350,00	324	712
		364	324
		221	364
одночасно створюється фонд	350,00	812	411
4. МШП вартістю до 10 грн. за одиницю передані в експлуатацію	86,00	411	221/1
5. МШП вартістю більше 10 грн. за оди- ницю передані в експлуатацію	250,00	221/2	221/1
6. Списані МШП, що стали непридатні на підставі Акту на списання	86,00	411	221/2

Продовження табл. 48

Оприбутковані матеріали, що отримані від ліквідації МШП:	20,00	324	711
		364	324
		231, 234, 235, 238, 239	364
Реалізовані МШП, що не використову- ються установою	54,00	411	221
Нараховано покупцю суму виручки	64,80	364, 675	711

 

 

13.  Інвентаризація запасів

Відповідно до Інструкції з інвентаризації № 90 установи повинні проводити інвентаризацію запасів в такі терміни:

1)  сировини та матеріалів, палива, готової продукції, кормів та ін- ших матеріалів — не менше одного разу в рік, але не раніше 1 жовтня.

2)  МШП — не рідше одного разу на рік.

3)  молодняка тварин, тварин на відгодівлі, птиці, звірів, кролів, сім’ї бджіл — не рідше 1 разу на квартал

4)  продуктів харчування та спирту — не рідше 1 разу на квартал

5)  дорогоцінного каміння та металів, в тому числі в складі лому — два рази на рік: на перше січня та на 1 липня.

Інвентаризація запасів проводиться за місцях зберігання та по ма- теріально-відповідальних особах при обов’язковій їх присутності. В процесі підрахунку, переважування запасів, вони заносяться до інвента- ризаційного опису. На виявлені зіпсовані запаси чи непридатні до вико- ристання додатково складається акт в якому вказуються причини, сту- пінь та характер псування, а також винні особи, що допустили псування. Інвентаризація МШП проводиться шляхом огляду кожного предмета. На ті з них, що виявлені як непридатні до використання складається Акт на списання цих предметів, а в інвентаризаційний

опис їх не включають.

За результатами інвентаризації складається «Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів» (встанов- леної форми).

Після закінчення інвентаризації ці описи передаються в бухгал- терію для складання Порівняльної відомості та виявлення результа- тів інвентаризації.

Комісія за цими даними виявляє розбіжності шляхом звіряння даних обліку та фактичних залишків і складає свої заключення про виявлені нестачі та надлишки, вносить пропозиції по питаннях упо- рядкування зберігання та контролю за їх обліком та відпуском.

Свої висновки щодо результатів інвентаризації та пропозиції вона оформляє у протоколі. Протоколи інвентаризаційної комісії за- тверджує керівник установи не пізніше ніж через 10 днів після закін- чення інвентаризації.

Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку в тому місяці, в якому була проведена інвентаризація.

Виявлені під час інвентаризації розбіжності регулюються таким чином:

1)  надлишки підлягають оприбуткуванню за рахунок доходів по спеціальному фонду з подальшим виясненням причин їх виникнен- ня. При цьому складається «Довідка про надходження в натуральній формі» встановленої форми, яка надається в Держказначейство в мі- сяці оприбуткування надлишків.

2)  нестача матеріалів списується:

–   в межах встановлених норм природного убутку по придбаних у поточному році списується за розпорядженням керівника уста- нови на фактичні видатки;

–   по придбаних у минулому році — відноситься на зменшення ре- зультатів виконання кошторису установи.

Норми природного убутку застосовуються лише при виявленні нестач. Списання в межах норм природного убутку до встановлення фактів нестачі забороняється. При відсутності затверджених норм природного убутку всі нестачі розглядаються як понаднормові.

Нестача зверх норми природного убутку, а також втрати від псу- вання цінностей списуються з балансу і відносяться на винних осіб по цінам, по яким визначається розмір збитків від краж, нестач, зни- щення і псування матеріальних цінностей.

Втрати і нестачі зверх норм природного убутку у випадках, коли винні особи не встановлені і справи знаходяться в суді, списують- ся установою з балансу та одночасно обліковуються за балансом до отримання інформації про можливість погашення боргу.

Але при цьому Інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ № 142/181 встановлює такі обмеження.

1.  За кожним випадком недостач або псування матеріальних цін- ностей на суму до 2500 грн включно — з дозволу керівника установи.

2.  За кожним випадком нестач або псування на суму від 2500 до 5000 грн включно — з дозволу керівника установи вищого рівня.

3.   За кожним випадком нестач або псування на суму понад 5000 грн — з дозволу Керівника центрального органу виконавчої влади чи іншого головного розпорядника коштів.

Таблиця 49

Кореспонденції по результатах інвентаризації

 

Зміст запису	Кореспонденції рахунків
	Дт	Кт
Оприбутковані надлишки матеріалів. Підстава: ·   Інвентаризаційні описи; ·   Порівняльна відомість; ·   Протокол засідання інвентаризаційної комісії; ·   Довідка про надходження в натуральній формі.	324	711
	364	324
	201–205, 211–218, 241, 251, 231–239	364
Списані нестачі матеріалів в межах норм природ- ного убутку або коли винні особи не встановлені (віднесені за рахунок установи (на їх облікову вар- тість):
Тих, що придбані за рахунок загального фонду в по- точному році	801, 802	201, 204, 205, 231–236, 238, 239
Тих, що придбані за рахунок загального фонду в минулому році	431	—
Тих, що придбані за рахунок спеціального фонду в поточному році	811–813	—
Тих, що придбані за рахунок спеціального фонду в минулому році	432	—
Одночасно записують на за балансовому рахунку	05	—

Продовження табл. 49

Віднесено суму виявлених нестач і втрат матеріалів на винних осіб, розрахованих у відповідності до по- станови № 116: на суму фактично завданих устано- ві збитків На суму, що підлягає внесенню до бюджету	363	711
	363	642
Одночасно списується з за балансового обліку		05
По результатах інвентаризації МШП:
Оприбутковані надлишки МШП:	324	711
	364	324
	221	364
Одночасно роблять запис по створенню фонду	811	411
Списано нестачу МШП, що виявлена при інвента- ризації	411	221
Одночасно обліковують за балансом, якщо винні особи не встановлені	05
Якщо винна особа встановлена, то нараховують суму до відшкодування:
На вартість фактично завданих збитків установі	363	711
На суму, що підлягає сплаті до бюджету	363	642