ТЕМА 6. ОБЛІК РОЗРАХУНКОВИХ ОПЕРАЦІЙ

 

1.  Економічний зміст та завдання обліку розрахунків.

2.  Облік розрахунків за платежами і податками до бюджету.

3.  Облік розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами.

4.  Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками.

5.  Облік розрахунків з підзвітними особами.

6.  Облік розрахунків по відшкодуванню завданих збитків.

7.  Облік довгострокових зобов’язань.

8.  Інвентаризація розрахунків.

9.  Облік списання простроченої дебіторської та кредитор- ської заборгованості.

 

Використані джерела

1.  Закон України «Про податок на додану вартість» № 168/97 від 03.04.97 року з врахуванням змін внесених законом № 2505 від 25.03.05 р.

2.    Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» від

22.05.97 року № 283/97-ВР.

3.  Постанова КМУ № 1404 від 09.10.2006 р. «Питання попередньої опла- ти товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти».

4.  Інструкція з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ. Наказ ДКУ від 26.12.2003 р. № 242.

5.  Порядок списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув. Наказ Держказначейства України № 73 від 08.05.2001 р.

7.  Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон. Затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59 (в редакції на- казу Мінфіну України № 146 від 10.06.1999 р.).

8.  Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон. Постанова КМУ від 23.04.1999 р. № 663.

 

 

1.  Економічний зміст та завдання обліку розрахунків

Бюджетні установи в процесі виконання бюджету ведуть розра- хунки з різними організаціями, від яких отримують послуги (в т.ч. комунальні), продукти харчування, медикаменти, основні засоби та

інші матеріальні цінності, що необхідні для функціонування устано- ви. Всі ці операції обліковуються як розрахунки з різними дебіторами та кредиторами.

Кредиторська заборгованість — це зобов’язання установи перед іншими юридичними та фізичними особами щодо сплати їм заборго- ваності за вже отримані матеріальні цінності, роботи чи послуги.

Дебіторська заборгованість — це фінансовий актив установи, що виникає унаслідок договірних відносин між двома юридичними осо- бами, серед яких одна, що є власником активу, після настання відпо- відних умов угоди має право на отримання платежів, товарів, робіт чи послуг.

Попередня оплата — оплата товарів (робіт чи послуг) готових до відвантаження (надання) установі після отримання платежу відпо- відно до чинного законодавства.

В бюджетних установах використовується безготівкові та готів- кові форми розрахунків.

Готівкові розрахунки застосовуються для розрахунків з праців- никами, студентами, учнями по оплаті праці, допомоги, стипендіях, підзвітних сумах, по відшкодуванню завданих збитків та за іншими операціями з працівниками установи. Готівкові розрахунки з різними організаціями за матеріали, роботи, послуги здійснюються в межах встановлених сум, відповідно до Положення № 637.

Безготівкові розрахунки є переважним видом розрахунків і пе- редбачають перерахування коштів з рахунку установи на рахунок одержувача.

Безготівкові розрахунки при казначейському обслуговуванні здійснюються через органи держказначейства, який і виконує функ- ції обслуговуючого банку.

Усі господарські відносини установи з постачальниками товарів (робіт та послуг) оформляється договорами, форми і порядок укла- дення яких регулюється Цивільним кодексом. Договори можуть укладатися установами (крім довгострокових) виключно в межах бю- джетних асигнувань, установлених кошторисами. Витрати за догово- рами, укладеними без відповідних бюджетних асигнувань або з пере- вищенням повноважень не вважаються бюджетними зобов’язаннями і не підлягають оплаті.

Так як попередня оплата в розрахунках з постачальниками об- межена і дозволяється законодавством в окремих випадках, то біль-

шість розрахунків бюджетні установи здійснюють на умовах оплати після отримання товарів, робіт, послуг.

Основними завданнями обліку розрахунків є:

–   реєстрація в органах держказначейства всіх зобов’язань (мину- лого і поточних бюджетних періодів) розпорядниками коштів;

–   суворе дотримання строків погашення всіх видів заборгованості,

–   зниження рівня заборгованості бюджетних зобов’язань ми- нулих періодів і недопущення її виникнення її виникнення за зобов’язаннями поточного року;

–   своєчасне внесення змін до зареєстрованих в органах Держказ- начейства зобов’язань у зв’язку зі зміною умов договору (скла- дання додаткових угод, розірвання договору тощо);

–   дотримання законності розрахунків;

–   контроль за правильним і своєчасним оприбуткуванням опла- чених матеріальних цінностей;

–   забезпечення правильності ведення бухгалтерського обліку розрахункових операцій та відображення цих показників у звітності.

 

 

2.  Облік розрахунків за платежами і податками до бюджету

В процесі виконання кошторисів бюджетні установи виступають платниками податків та зборів, відповідно до законодавства.

Бюджетні установи нараховують та сплачують до бюджету за- гальнодержавні збори, податки і обов’язкові платежі, але при цьому вони користуються пільгами, передбаченими відповідними законами. Для розрахунків за податками і платежами призначений рахунок

64 «Розрахунки з податків та платежів», який має два субрахунки: 641 «Розрахунки за платежами і податками в бюджет».

642 «Інші розрахунки з бюджетом».

По кредиту їх відображається суми фактично утриманих та на- рахованих податків і платежів до бюджету, а по дебету — їх перераху- вання до бюджету.

Аналітичний облік податків і платежів ведеться за кожним видом податків в картках ф. 292 а.

Зокрема бюджетні установи сплачують такі податки і платежі:

–   податок на додану вартість

–   податок на землю

–   податок з власників транспортних засобів

–   податок з доходів фізичних осіб

–   інші податки і платежі відповідно до законодавства.

Податок на прибуток

Законом «Про оподаткування прибутку підприємств», передба- чено особливий порядок оподаткування неприбуткових організацій. Так, якщо статутні документи установи відповідають вимогам непри- буткових організацій, і вони внесені до реєстру неприбуткових орга- нізацій, то вони мають ряд пільг з податку на прибуток і оподаткову- ються за статтею 7.11.

За операціями по загальному фонду, тобто, фінансування з бю- джету, не виникає ні валових доходів ні валових витрат. Тому в цій частині операцій податок на прибуток не виникає.

1.  В частині спеціального фонду доходи оподатковуються за стат- тею 7.11 в такому порядку.

1.1.  Звільняються від оподаткування доходи:

–   безоплатно отримані кошти та майно у вигляді безповоротної фінансової допомоги, чи добровільних пожертвувань,

–   пасивні доходи (доходи отримані у вигляді процентів, дивіден- дів, страхових виплат та відшкодувань, роялті);

–   кошти та майно, отримані як компенсація вартості державних послуг;

–   дотації або субсидії, отримані з державного або місцевого бю- джетів, державних цільових фондів або у межах благодійної, у тому числі гуманітарної допомоги чи технічної допомоги, що надаються таким неприбутковим організаціям відповідно до умов міжнародних договорів, згода на обов’язковість яких на- дана Верховною Радою України, крім дотацій на регулювання цін на платні послуги, які надаються такими неприбутковими організаціями або через них їх отримувачам згідно із законо- давством, з метою зниження рівня таких цін.

1.2.   Для органів державної влади та місцевого самоврядування, а також створених ними установ, а також заклади і установи освіти,

охорони здоров’я, архівні установи надані такі пільги: не оподат- ковуються перевищення доходів над витратами по наданих послу- гах, що надаються цими установами і входять до Переліку платних послуг, затверджених КМУ. Суми перевищення зараховуються до кошторису наступного року і витрачається на фінансування запла- нованих заходів по спеціальному чи по загальному фонду.

Доходи, отримані з інших джерел підлягають оподаткуванню на загальних підставах. При цьому оподатковуваний прибуток визна- чається як різниця між отриманими доходами та понесеними витра- тами для отримання таких доходів, але не вище суми таких доходів. При підрахунку суми перевищення валових доходів над валовими витратами сума амортизаційних відрахувань не враховується.

Виходячи з різних підходів до визначення податку на прибуток, бюджетні установи зобов’язані вести облік валових доходів та вало- вих витрат окремо по операціях, що оподатковуються та не оподатко- вуються податком на прибуток.

Бюджетні установи, що отримують доходи, які підлягають опо- даткуванню цим прибутком зобов’язані надати в податкові органи Декларацію по податку на прибуток на протязі 40 днів після закін- чення звітного періоду (кварталу, року).

Кореспонденція рахунків складається наступна: нараховано по- даток на прибуток Дт 811 Кт 641, оплачено податок: Дт 641 Кт 323,

324.

Податок на додану вартість

Відповідно до Закону про ПДВ, у випадках, якщо вартість надан- ня послуг, продажу продукції за останні 12 календарних місяців пере- вищує 300 000 грн, то установа повинна зареєструватись як платник ПДВ в податковій інспекції. Причому в даний обсяг повинні вклю- чатись як оподатковувані операції так і звільнені від оподаткування.

Бюджетні установи оподатковуються ПДВ згідно з Законом

«Про податок на додану вартість» відповідно до якого вони мають ряд пільг.

Так, в операціях по загальному фонду не виникає ні податково- го кредиту ні податкових зобов’язань з ПДВ. Відповідно до діючих інструкцій Держказначейства, сума ПДВ сплачена (нарахована) при придбанні матеріалів, необоротних активів, послуг на утримання

установи, відноситься на видатки установи за тим кодом ЕКВ по яко- му було здійснено основний платіж. Наприклад, при придбані учбо- вих матеріалів вартість матеріалів та сплаченого ПДВ за видатками включається за кодом 1131, транспортні послуги включно з ПДВ — за кодом 1134.

В частині власних коштів установи є платниками податку на до- дану вартість з врахуванням наданих пільг.

Так, від оподаткування ПДВ звільняються операції неприбутко- вих установ соціальної сфери по наданню платних послуг, якщо ці послуги включені до Переліку платних послуг, що не оподатковують- ся ПДВ. Такі Переліки затверджуються Кабінетом Міністрів Украї- ни за поданням відповідних міністерств і відомств. Так, наприклад, Постановою КМУ від 08.06.05. № 435 затверджено «Перелік послуг по вихованню та навчанню, що звільнені від оподаткування ПДВ».

Також відповідно до Закону про «Податок на додану вартість» звільнено від оподаткування цим податком послуги з розміщення учнів або студентів в інтернатах та гуртожитках (п. 5.1.3) та перед- бачені інші пільги.

Установи, що здійснюють операції з продажу товарів чи надання послуг, що звільнені від оподаткування, не відображають податко- вого зобов’язання та не мають права на включення до податкового кредиту сум ПДВ сплачених (нарахованих) у зв’язку з придбанням товарів, послуг при здійсненні видатків за рахунок цих доходів. Суму сплаченого (нарахованого) ПДВ при придбанні матеріальних цін- ностей чи послуг, що будуть використані для надання таких неопо- датковуваних послуг відносять на витрати по спеціальних коштах за кодом, по якому був здійснений основний платіж.

Якщо установа здійснює операції, що оподатковуються ПДВ, вона має право на відображення податкового кредиту (при наявності податкової накладної) та відображає податкове зобов’язання з ПДВ тільки за цими операціями.

Податкове зобов’язання визначається у відсотках (встановлених законодавчо) від ціни продажу і включається до продажної вартості послуг, продукції, робіт.

До податкового кредиту включаються всі суми сплаченого ПДВ, пов’язані з придбанням матеріалів, послуг, необоротних активів, які в подальшому будуть використовуватись в оподатковуваних операціях.

Датою виникнення податкових зобов’язань у разі поставки то- варів (робіт, послуг) з оплатою за рахунок бюджетних коштів є дата надходження таких коштів на поточний рахунок платника податку або дата отримання відповідної компенсації у будь-якому іншому виді, включаючи зменшення заборгованості такого платника податку за його зобов’язаннями перед таким бюджетом.

Установа повинна вести податковий облік операцій, що оподат- ковуються та не оподатковуються ПДВ. Для цього ведуть Реєстр отриманих і виданих податкових накладних щодо операцій, які під- лягають оподаткуванню та звільнених від оподаткування.

Установи повинні виписувати податкові накладні на вимогу по- купця при продажу товарів (робіт, послуг).

Бюджетні установи, що є платниками ПДВ у встановлені терміни подають до податкових інспекцій Податкові декларації встановленої форми.

Таблиця 24

Кореспонденції по відображенню податку на додану вартість

 

Зміст	Сума	Кореспонденція рахунків
		Дт	Кт
Оприбутковані запаси, МШП, необоротні активи за рахунок коштів загаль- ного фонду:
На вартість запасів, МШП, необоротних активів, (без ПДВ)	1000	20, 23, 22, 10–12	364, 675, 361, 362
На суму ПДВ	200	801, 802	364, 675, 361, 362
Списується вартість отриманих послуг на вартість таких послуг включаючи ПДВ	1200	801, 802	364, 675, 361, 362
Оприбутковано за рахунок спеціальних коштів запаси, МШП, необоротні активи:
на вартість цих матеріалів, МШП, нео- боротних активів (без суми ПДВ)	1000	20, 22, 23, 10–12	364, 675 361, 362
На суму ПДВ:
– якщо установа є платником ПДВ і сума податку включена до податково- го кредиту	200	641	364, 675, 361, 362

Продовження табл. 24

– якщо установа не є платником податку	200	811–813	364, 675, 361, 362
Отримано послуги за кошти спеціального фонду:
На вартість послуг включаючи суму ПДВ, якщо установа не є платником ПДВ	1200	811–813	364, 675, 361, 362
На вартість послуг без ПДВ, якщо уста- нова має право на податковий кредит	1000	811–813	364, 675, 361, 362
На суму ПДВ	200	641	364, 675, 361, 362
Відображення податкового зобов’язання:
Відображено доход по реалізованих по- слугах, що оподатковуються ПДВ	1800	364	711
Відображена сума ПДВ (за умови надход- ження коштів)	300	811	641
Реалізована продукція підсобних госпо- дарств: списана її собівартість	850	722	251
Відображено доход, включаючи ПДВ	1200	364	722
Відображено ПДВ	200	722	641
Надійшли кошти	1200	323, 313	364

Облік податку на землю

Справляння плати за землю здійснюється у відповідності із За- коном «Про плату за землю» від 03.07.1992 № 2535–ХІІ.

Платниками податку є власники земельних ділянок і землекорис- тувачі за винятком орендарів.

Плата за землю здійснюється у вигляді земельного податку і вста- новлюється в розмірі залежно від грошової оцінки земель, наданої в оренду площі та ставки податку.

Цим законом бюджетні установи звільнені від його сплати, але якщо вони здають в оренду окремі будівлі чи їх частини, або мають земельні ділянки що зайняті госпрозрахунковими підрозділами, то вони втрачають цю пільгу і сплачують податок на загальних підставах. Підставою обчислення податку є дані земельного кадастру. По- даток нараховується на площу земельних ділянок станом на 1 січ- ня, самостійно і оформляється декларацією встановленої форми та

подається в податкову інспекцію за місцезнаходженням земельної ділянки до 1 лютого. До декларації додаються дані про земельну ді- лянку. Податок сплачується до бюджету сільської ради. Сплачується рівними частинами щомісяця в термін протягом 30 календарних днів наступного місяця.

На суму нарахованого до сплати податку на землю роблять запис: Дт 811 Кт 641. При здійсненні оплати: Дт 641 Кт 323.

Податок з власників транспортних засобів

Сплачується у відповідності до закону «Про податок з влас- ників транспортних засобів та інших самохідних машин і механіз- мів» № 1963 від 11.12.91 р. редакції Закону України від 18.02.97 р.

№75/97-ВР.

Оподаткуванню підлягають транспортні засоби, призначені для експлуатації на вулично-дорожній мережі загального користування. Перелік об’єктів оподаткування приведений у Законі 1963. До нього належать транспортні засоби та інші самохідні машини і механізми під відповідним кодом Української класифікації товарів зовнішньое- кономічної діяльності (УКЗЕД). Перелік включає:

–   трактори (крім гусеничних) –код 8701;

–   автомобілі, призначені для перевезення не менш 10 осіб, вклю- чаючи водія, — код 8702;

–   сідельні тягачі — код 8703;

–   автомобілі легкові — код 8703;

–   автомобілі вантажні — код 8704;

–   автомобілі спеціального призначення, крім тих, що використо- вуються для перевезення пасажирів і вантажів, — код — 8705 (крім автомобілів спеціального призначення, швидкої допомо- ги та пожежних);

–   мотоцикли та велосипеди з встановленим двигуном — код 8711, крім тих, що мають об’єм циліндр — до 50 куб. см. — код 8711 10. Звільнено від сплати цього податку лише навчальні заклади, які повністю фінансуються з бюджету, за умови використання тран- спортних засобів з метою вивчення матеріальної частини (тобто, отримання практичних навичок управління транспортними засоба-

ми: макети та учбові автомашини).

По всіх інших установах та транспортних засобах податок об- числюється на загальних підставах: по тих транспортних засобах, що

були на балансі установи на 1 січня, виходячи з об’єму двигуна та ставки податку за кодом транспортного засобу. Установи складають

«Розрахунок податку з власників транспортних засобів» встановле- ної форми подається до податкової інспекції до 1 березня наступного року. Сплачується щоквартально до 15 числа наступного місяця рів- ними частинами.

Витрати пов’язані зі сплатою податку відносяться до коду еконо- мічної класифікації 1135 «Інші видатки»

Кореспонденції рахунків:

 

Нараховано податок з власників транспорт- них засобів	Дт 801, 802, 811	Кт 641
Сплачено податок	Дт 641	Кт 311, 313, 323, 321

 

Збір за забруднення навколишнього середовища

Бюджетні установи сплачують збір за викиди в атмосферне по- вітря забруднювальних речовин стаціонарними і пересувними дже- релами забруднення. Порядок розрахунку та сплати цих платежів визначається «Інструкцією про порядок обчислення та сплати збору за забруднення навколишнього середовища» затверджений спільним наказом Мінекобезпеки України та ДПА від 19.07.99 р. № 162/379. А також Законом України від 16.02.92 р. № 2707-ХII «Про охорону атмосферного повітря».

Суму збору платники обчислюють самостійно виходячи з кіль- кості фактично використаного пального і його виду на основі нор- мативів збору і коригуючих коефіцієнтів, що враховують кількість жителів та народногосподарське значення населеного пункту. Розра- хунок роблять щоквартально і надають у податкову інспекцію на про- тязі 40 днів по закінченні кварталу та сплачують на протязі 10 днів після цього терміну.

Витрати по цьому податку списують по коду 1135 КЕКВ «Оплата транспортних послуг та утримання транспортних засобів»

Кореспонденції рахунків за цими операціями:

 

Нараховано збір за забруднення	Дт 801, 802, 811–813	Кт 641
Оплачено	Дт 641	Кт 311, 323

Збір за спеціальне використання водних ресурсів

За воду, що використовується для задоволення виключно влас- них питних і санітарно-гігієнічних потреб підприємства, установ і ор- ганізацій незалежно від форм власності , збір за використання водних ресурсів не стягується.

Якщо бюджетні установи використовують водні ресурси на інші цілі, то спеціальне використання водних ресурсів сплачується на за- гальних підставах.

Податок з доходів фізичних осіб

Визначається згідно з Законом України «Про податок з доходів фізичних осіб» № 889-IV від 22.05.03 р. та утримується з доходів працівників установи на загальних підставах. Бюджетна установа є податковим агентом і на неї покладені обов’язки утримувати цей податок з нарахованої заробітної плати, премій, стипендій тощо її працівників та перераховувати до бюджету. Складаються наступні кореспонденції рахунків:

 

Утримано податок	Дебет 661	Кредитт 641
Сплачено	Дебет 641	Кредит 321, 311, 323, 313, 324, 314, 316, 326

Бюджетні установи сплачують і інші податки, якщо в них є база оподаткування та не встановлені пільги.

 

 

3.  Облік розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами

У розрахунках з організаціями в бюджетних установах викорис- товуються такі види розрахунків:

·     шляхом попередньої оплати;

·     шляхом оплати після отримання ТМЦ чи послуг;

·     в порядку планових платежів.

 

Облік розрахунків за попередньою оплатою належать розра- хунки з підприємствами, організаціями та фізичними особами шля- хом попередньої оплати вартості товарів які установа отримає в май- бутньому згідно умов договору.

При такій формі розрахунків розрахунки за товари чи послуги з юридичними та фізичними особами (крім підзвітних осіб) здійсню- ються після їх отримання. Попередня оплата дозволяється у випад- ках, визначених законодавством. Так, установи та організації, що утримуються за рахунок бюджету, можуть здійснювати передоплату тільки при закупівлі окремих видів товарів, визначених Постановою

№ 1404, зокрема:

–  на строк до одного місяця:

·     Послуг пошти та зв’язку;

·     Послуг з енергопостачання;

·     Лікарських засобів і виробів медичного призначення;

·     Транспортних послуг із залізничних перевезень;

·     А також інші.

–  на строк не більше 3 місяців дозволяється попередня оплата:

·     Робіт з капітального будівництва, капітального ремонту, рекон- струкції та реставрації, придбання основних засобів і житла;

·     Науково-дослідних робіт та дослідно-конструкторських робіт;

·     Товарів,робіт і послуг у нерезидента;

·     Вакцин для профілактичних щеплень людей і тварин;

·     Програмного забезпечення і програмних продуктів;

·     А також деяких інших товарів та послуг.

–  на строк не більше 6 місяців:

·     Товарів, робіт і послуг, пов’язаних із створенням уніфікованої телекомунікаційної системи диспетчерського контролю та ав- томатизованого керування гірничими машинами і технологіч- ними комплексами на вугледобувних підприємствах;

·     Обладнання для створення центру із застосування ПЕТ-тех- нології з метою раннього виявлення онкологічних захворю- вань.

–   на строк до одного року — оплата періодичних видань;

–   на строк до 18 місяців — товарів, робіт і послуг, пов’язаних з придбанням та ремонтом повітряних суден.

Для проведення попередньої оплати бюджетні установи надають до органів Держказначейства наступні документи:

–   платіжні доручення;

–   підтвердні документи (договори, накладні, акти, тощо);

–   реєстр фінансових зобов’язань.

При проведенні авансових платежів наступний можливий тільки після подання до органів Держказначейства документів, що підтверд- жують отримання товарів за договором.

Для обліку розрахунків за попередньою оплатою призначений рахунок 364 «Розрахунки з іншими дебіторами». Це активно-пасив- ний рахунок.

По дебету його відображають перераховану попередню оплата за товари, роботи та послуги, що будуть надані установі в майбутньому (при цьому кредитуються субрахунки 31, 32), а по кредиту відобра- жають отримання товарів, робіт та послуг, що були оплачені в мину- лому шляхом попередньої оплати (при цьому дебетуються рахунки активів та видатків).

Цей рахунок використовується також і при розрахунках за нада- ні платні послуги (навчання, проживання в гуртожитках, здаванні в оренду майна, та інші). В цьому випадку по дебету відображається сума нарахування відповідної суми, а по кредиту — її погашення.

Так, відповідно до Інструкції № 242 на цьому рахунку відобража- ються операції з розрахунків:

–   з підприємствами, установами, організаціями, яким установа реалізувала товари, роботи, послуги, якщо умовами договору передбачена оплата після їх надання;

–   з нарахування орендної плати;

–   плати за користування гуртожитком студентами та учнями на- вчальних закладів.

Залишок на рахунку може бути як дебетовим так і кредитовим. У фінансовій звітності він відображається розгорнуто: дебетове — у складі оборотних активів, а кредитове — у складі зобов’язань.

Таблиця 25

Кореспонденції рахунків за розрахунками попередньою оплатою

 

Зміст операцій	Кореспонденції рахунків
	Дт	Кт
1. Розрахунки за рахунок коштів загального фонду
1.1. Перераховано постачальникам попередньою оплатою за матеріальні цінності:	364	321, 311

Продовження табл. 25

1.2. Отримані матеріали і продукти харчування, що оплачені попередньою оплатою (без ПДВ)	231–239	364
1.3. Сума ПДВ списується за рахунок коштів за- гального фонду	801, 802	364
2. Розрахунки по коштах спеціального фонду:
2.1. Оплачено попередню оплату	364	312, 323
2.2. Оприбутковано матеріальні цінності (на вар- тість без ПДВ)	231–239	364
2.3. Відображена сума ПДВ:
– при включенні ПДВ у склад податкового кредиту	641	364
– при списанні ПДВ за рахунок спецфонду	811	364
3. Перерахована попередня оплата за послуги тран- спорту по перевезенню матеріалів за рахунок за- гального чи спеціального фонду	364	311, 313, 314, 316, 321, 323, 324, 326
– Списані на витрати вартість отриманих послуг	801, 802, 811–813	364
Відображена сума ПДВ:
– при списанні ПДВ за рахунок джерел придбання	801, 802, 811–813	364
– при віднесенні в склад податкового кредиту	641	364
4. Нарахована плата за навчання в ВУЗах, ПТУ, підвищення кваліфікації	364	711
5. Нарахована плата за проживання в гуртожитках	364	711
6. Надійшла плата за навчання, за гуртожиток	313, 323, 301	364

На практиці бувають випадки, коли на початок нового бюджетно- го року на реєстраційний рахунок установи повертається дебіторська заборгованість, що виникла в минулому році, наприклад, у зв’язку з неотриманням матеріалів, послуг тощо). Ця заборгованість відобра- жається по дебету рахунків з обліку грошових коштів та кредиту об- ліку розрахунків з дебіторами.

Якщо такі суми заборгованості виникли по загальному фонду або спеціальному фонду бюджету (крім власних коштів), то бюджетна установа повинна перерахувати їх до відповідного (місцевого чи дер-

жавного) бюджету. Адже кошти з бюджету виділяються на бюджет- ний календарний рік і ці надходження в межах календарного року відносяться на відновлення касових видатків, а повернені в наступ- ному році установі вже не належать і перераховуються до відповідно- го бюджету. При цьому установа повинна списати цю заборгованість за минулий рік.

Дебіторська заборгованість минулих років, перерахована раніше за рахунок коштів спецфонду бюджету (якщо в поточному році асиг- нування за відповідним джерелом не передбачені), підлягає перера- хуванню в дохід загального фонду бюджету.

Якщо в поточному бюджетному році повертаються суми дебі- торської заборгованості минулого року, що виникли по власних ко- штах, то такі суми зараховуються на спеціальні реєстраційні рахунки і не підлягають сплаті до бюджету. При необхідності установа вно- сить зміни до кошторису спеціального фонду.

Таблиця 26

Кореспонденції рахунків

 

Зміст операції	Кореспонденції рахунків
	Дт	Кт
Надійшли кошти, що повернені як дебіторська за- боргованість минулого року по загальному та спе- ціальному фондах	321, 323, 311, 313	364, 675
Сума заборгованості, що виникла по загальному фонду та спеціальному фонду (крім власних кош- тів) підлягає перерахуванню до бюджету	431	642
Перераховано	642	321

Аналітичний облік розрахунків з різними дебіторами по рахун- ку 364 ведеться позиційним способом окремо по кожному дебітору в розрізі КЕКВ в меморіальному ордері № 4 «Накопичувальна відо- мість за розрахунками з іншими дебіторами» ф. № 408.

Відомість відкривається окремо по спеціальному та загальному фонду. Записи здійснюються на підставі виписок казначейства чи установи банку та первинних документів про оприбуткування ма- теріальних цінностей чи актів виконаних робіт отриманих послуг. В кінці кожного місяця підраховується залишок по кожному дебітору

та визначається залишок в цілому по установі. Цей же меморіальний ордер є і регістром синтетичного обліку.

Сума оборотів по меморіальному ордеру заноситься в головну книгу.

Суми дебіторської заборгованості на кінець звітного періоду за нарахованими але не отриманими доходами за надані платні послу- ги відображаються в формах звітності № ф.7д, 7м «Звіт про забор- гованість бюджетних установ». Також в пояснювальній записці до квартального звіту вказуються причини виникнення заборгованості і додається «Довідка про дебіторську заборгованість за загальним і спеціальним фондом» та розшифровка простроченої дебіторської за- боргованості.

Облік розрахунків з оплатою після отримання ТМЦ, послуг

При розрахунках з організаціями за вже отримані ТМЦ чи послу- ги, за які кошти будуть сплачені пізніше, а також при розрахунках за реалізовані (відвантажені) матеріальні цінності чи надані послу- ги, коли кошти отримуються наперед використовується рахунок 675

«Розрахунки з іншими кредиторами».

Цей рахунок пасивний. По кредиту відображається виникнення кредиторської заборгованості в момент отримання матеріальних цін- ностей чи послуг та відвантаження матеріальних цінностей чи надання послуг, а по дебету — її погашення при перерахуванні коштів чи надан- ня послуг. Ця форма розрахунків є основною для бюджетних установ.

Таблиця 27

Кореспонденції рахунків за розрахунками з оплатою після отримання матеріальних цінностей, послуг

 

Зміст операції	Кореспонденція рахунків
	Дт	Кт
1. Оприбутковані виробничі запаси, матеріали та продукти харчування	20, 23	675
2. Відображена сума ПДВ:
– при придбання за рахунок загального фонду	801, 802	675
– при придбання за рахунок спецфонду і включенні суми ПДВ до податкового кредиту	641	675

Продовження табл. 27

– при придбання за рахунок спецфонду і віднесенні ПДВ за рахунок витрат	811–813	675
3. Проведена оплата за отримані ТМЦ, послуги по транспортуванню	675	311, 313, 314, 316, 321, 322, 323, 324, 326
4. Списано на видатки послуги по транспортуванню	801, 802, 811–813, 641	675
5. Отримано кошти від реалізації матеріальних цін- ностей, отримана орендна плата наперед	311–314, 316, 321, 323, 324, 326	675
Нараховано доход по наданих послугах	675	711

Аналітичний облік ведеться по кожній організації. Для цього ви- користовують меморіальний ордер № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами» (ф. № 409). В ньому вказу- ється по кожній організації КЕКВ, дата виникнення заборгованості, номер документа, назва кредитора, залишок заборгованості на поча- ток місяця, обороти по дебету та кредиту в розрізі кореспондуючих рахунків та визначається залишок на кінець місяця.

Записи ведуться за кожним кредитором у розрізі КЕКВ позицій- ним способом за кожною операцією, що підтверджується докумен- тально. На кінець місяця визначається залишок заборгованості за кожним кредитором та в цілому по установі.

Для обліку кредиторської заборгованості по загальному та спеці- альному фонду ведуть окремі меморіальні ордери. За окремими ви- дами розрахунків, наприклад, розрахунків з студентами та учнями за проживання в гуртожитках і користування постільними речами ви- користовують оборотні відомості.

Облік розрахунків в порядку планових платежів

Ця форма розрахунків використовується установами при наяв- ності постійних господарських зв’язків з різними суб’єктами підпри- ємницької діяльності , при яких розрахунки проводяться не за кожною

окремою операцією за окремими угодами, а періодичним перерахуван- ням коштів у терміни і в розмірах , наперед обумовлених в договорі. Наприклад такі розрахунки можуть проводитись з продовольчими ба- зами за продукти харчування, з авто підприємствами за послуги, з ор- ганізаціями громадського харчування за талони на харчування учнів.

Сума кожного планового платежу та строки перерахування вста- новлюються на поточний місяць виходячи з періодичності платежів, обсягів поставок, надання послуг або за обсягом фактичних поставок минулого місяця. Ці умови передбачаються в договорі на поставку.

При проведення платежу в платіжному дорученні обов’язково вказується «плановий платіж, згідно договору №      від       », а та- кож термін платежу та цільове призначення перерахованої суми.

Для обліку розрахунків із постачальниками в порядку планових платежів використовують рахунок 361 «Розрахунки в порядку пла- нових платежів».

Рахунок активний: в дебет записується сума перерахованих пла- тежів, а з кредиту оприбутковуються ТМЦ, послуги. Щомісячно про- водиться звірка розрахунків між постачальником та установою із складанням акту взаємозвірки розрахунків. При необхідності і згідно з договором перераховують відповідний платіж.

Аналітичний облік ведуть по кожній організації у меморіально- му ордері № 7 (форма 408). При цьому для кожного постачальника відводиться кілька рядків для записів. Окремо відкривається меморі- альний ордер для загального та спеціального фонду. Записи здійсню- ються по кожному документу в міру здійснення операцій.

Таблиця 28

Кореспонденції рахунків з обліку розрахунків в порядку планових платежів

 

Зміст операції	Кореспонденції рахунків
	Дт	Кт
Перераховано   різним  постачальникам  на	361	313, 311, 314,
основі рахунків-фактур за матеріальні ціннос-		316, 318, 319,
ті та послуги, за послуги транспорту для до-		321, 323, 324,
ставки продуктів харчування та інші		326
Оприбутковані матеріали, отримані послуги	20, 23, 80, 81	361

4.  Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками

Для обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками по виконаних роботах по капітальному будівництву призначений раху- нок 631 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».

На цьому рахунку відображається розрахунки з постачальника- ми за будівельні матеріали, конструкції та деталі, обладнання для оснащення, розрахунки з підрядниками за виконання будівельно- монтажні роботи. Рахунок пасивний.

По дебету відображається суми оплачених рахунків з кредиту 31, 32, а по кредиту — нарахування заборгованості на вартість отриманих будівельних матеріалів, вартості прийнятих будівельно-монтажних робіт.

По закінченню будівництва вартість виконаних будівельно-мон- тажних робіт відображається по дебету 801, 802, 811, з кредиту 631.

Таблиця 29

Кореспонденції рахунків по розрахунках з постачальниками

 

Зміст	Кореспонденції рахунків
	Дт	Кт
1. Отримано від постачальників обладнання і буді- вельні матеріали	202, 204	631
2. Передані підрядникам обладнання та будівельні матеріали	631	202, 204
3. Перераховані кошти за прийняті будівельно-мон- тажні роботи, роботи по капітальному ремонту	631	311, 313, 319, 321, 323
4. Відображено заборгованість підряднику за прий- нятими будівельно-монтажними роботами, робота- ми по капітальному ремонту	801, 802, 811,	631

Аналітичний облік ведеться по кожному постачальнику та під- ряднику на карточках ф. 292-а (книга ф. 292).

5.  Облік розрахунків з підзвітними особами

До основних документів, що регулюють порядок направлення працівників у відрядження та відшкодування понесених ними витрат належать:

·     Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон. Затверджена наказом Мінфіну № 59 від 1998 р. в ре- дакції наказу Мінфін № 146 від 10.06.1999;

·     «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» (зі змінами). Затверджена Постановою КМУ від 23.04.1999 № 663;

·     Порядок складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження і під звіт. Затверджений наказом ДПА України

№ 440 від 19.09.2003 року.

Підзвітна особа — це працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків.

Підзвітна сума — кошти, видані працівникові установи на витра- ти, пов’язані зі службовим відрядженням та/або на адміністративно- господарські потреби.

Підзвітні суми видаються у вигляді авансу на такі цілі:

–   господарські витрати;

–   службові відрядження і наукові експедиції;

–   на виплату зарплати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна вимога не може бути повернена в касу довіреною особою по закінченні 3-х робочих днів.

Видатки, пов’язані з відрядженням працівників бюджетних уста- нов, передбачається у кошторисі за КЕКВ 1140 «Видатки на відряд- ження». До цієї категорії належать видатки на оплату проїзду, добо- вих та видатків на проживання під час службових відряджень, оплату підйомних, відряджень на курси і у навчальні заклади, на сесії, се- мінари, наради і конференції, тобто, всі видатки на відрядження, що оплачуються за рахунок бюджетних коштів у випадках передбачених законодавством.

За цим кодом обліковуються видатки на придбання службових проїзних квитків та оплату проїзду за маршрутними листами.

Сюди ж відносяться надбавки до заробітної плати, що виплачу- ються у передбачених рішеннями уряду випадках окремим категорі-

ям працівників замість компенсації видатків на відрядження (добо- вих, квартирних).

До цього ж коду відносять видатки на відрядження працівників бюджетних установ на сесії, наради, з’їзди наукового характеру, а та- кож різного роду поїздки з науковою метою, відрядження викладачів, проїзд на виробничу практику студентів, учнів.

За цим же кодом оплачують відрядження учнів, студентів, трене- рів, інших учасників на учбово-тренувальні збори, змагання, олімпіа- ди тощо; оплату проїзду та добових при звільненні службовців стро- кової служби.

Витрати на відрядження бюджетної установи мають плановий ха- рактер, тобто здійснюються в межах і за рахунок коштів передбачених кошторисом по загальному та спеціальному фонду. Включаються до видатків лише при наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю установи.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на певний строк до іншого на- селеного пункту для виконання службового доручення не за місцем основної роботи.

Не вважається відрядженням службові поїздки працівників, по- стійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний характер. Перелік таких посад і робіт передбачається в колективному договорі. За час перебування у відрядженні за працівником зберігається середня заробітна плата з розрахунку за два попередні місяці (відпо-

відно до Порядку № 100).

За період тимчасової непрацездатності відрядженого на загаль- них підставах оплачується лікарняний листок. Дні хвороби не вклю- чаються до строку відрядження.

Направлення працівника у відрядження по Україні або за кор- дон оформляється наказом (розпорядженням) керівника установи, в якому зазначається мета поїздки, пункт призначення, тривалість від- рядження. Для закордонного відрядження в наказі передбачаються умови перебування працівника за кордоном. Якщо поїздка за запро- шенням, то надається копія останнього з перекладом та складається кошторис витрат.

Наказ про відрядження є підставою для видачі працівнику посвідчення на відрядження встановленої форми. Посвідчення

реєструється в спеціальному журналі особою, на яку наказом керів- ника покладено такі обов’язки.

Працівникам, що направляються у відрядження установи зобов’я- зані забезпечити їх коштами (у разі відрядження за кордон — у націо- нальній валюті країни куди відряджається працівник, або у вільно- конвертованій валюті) як аванс на поточні потреби у розмірах згідно з встановленими нормами. Аванс може видаватись готівкою або пере- раховуватись у безготівковій формі на картрахунок.

Термін відрядження встановлює керівник, але не більше 30 днів по Україні та 60 — за кордон.

За кожний день перебування у відрядженні виплачуються добові. Кількість днів перебування у відрядженні визначається за позначка- ми у посвідченні на відрядження.

Позначки про дату вибуття та прибуття при відрядженнях в ме- жах України що їх проставляє посадова особа підприємства, уста- нови чи організації, призначена наказом керівника та скріплюються підписом та печаткою.

При відрядженні за кордон з повним прикордонним контролем день прибуття та день вибуття визначається за позначками в закор- донному паспорті (або документі, що його замінює), проставленими в контрольно-пропускних пунктах.

Відрядженому компенсуються наступні витрати:

1.    За кожний день перебування виплачуються добові згідно з граничними нормами встановленими Постановою КМУ № 663 від

23.04.99 року, незалежно від статусу населеного пункту. При цьому кількість днів відрядження для виплати добових визначається з ура- хуванням дня вибуття і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

Якщо працівник відряджається на один день або у таку місце- вість, звідки він може повертатись додому, добові відшкодовуються як за повну добу.

Витрати на харчування, що включені до рахунків на оплату вар- тості проживання у готелях або до проїзних документів, оплачуються за рахунок добових.

2.  Витрати на проїзд:

–   витрати на проїзд до місця відрядження та назад (включаючи перевезення багажу), а також за місцем відрядження;

–   плата за користування постільними речами в поїзді;

–   на повітряному транспорті за квитками 1-го і бізнес-класу. Витрати на проїзд державних службовців, а також інших осіб,

які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджету, у м’якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1–4 групою тарифних ставок на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення та на перевезення до 30 кг багажу понад кількість багажу, вартість пере- везення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, відшкодовується в кожному випадку з до- зволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів.

3.   Витрати на наймання житлового приміщення у місці відря- дження за наявності підтвердних документів (в оригіналі) але у роз- мірі не більше 120 грн на добу. У межах цих норм відшкодовуються додаткові послуги що надаються в готелях, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (прання, чистка, лагоджен- ня та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більше 10% норм добових витрат для країни, куди відряджається працівник, визначе- них у Додатку до Постанови № 663 за всі дні проживання.

Компенсуються витрати на бронювання місць у готелях у розмі- рах не більш як 50% вартості місця за добу.

Для державних службовців та працівників підприємств, уста- нов і організацій, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджету встановлені граничні норми добових в доларах США По- становою КМУ № 663 від 23.04.01999 року. Цією ж постановою зат- верджено і граничні суми видатків на найм житла. Так, для України гранична сума видатків на найм житла становить 120 грн.

Забезпечення працівника коштами при відрядженні за межі України здійснюється згідно з установленими нормами відшкоду- вання витрат на відрядження чи в еквіваленті цих сум в іноземній валюті (у валюті країни відрядження або у вільно конвертованій ва- люті) за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановлених НБУ на день подання в банк розрахунку витрат на відрядження.

Готівкові кошти під звіт видаються працівникові лише за дозволом керівника при умові звітування за попередньо отриманими сумами.

Підзвітна особа в установлені терміни (3 дні по приїзду з від- рядження) повинна надати в бухгалтерію «Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт», до якого додаються виправдні документи: транспортні квитки, квитанції готелів тощо. В бухгалтерії перевіряють правильність вказаних витрачених сум, за- конність витрат, достовірність прикладених документів. Перевірений бухгалтером Звіт затверджується керівником в триденний термін. Залишок невикористаних коштів повертається в касу в тій валюті в якій був виданий аванс.

Невнесена в касу заборгованість працівників по підзвітних сумах за наказом керівника стягується із зарплати. В іноземній валюті така заборгованість стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі, пере- рахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день пога- шення заборгованості.

При звітуванні за отриманий аванс пізніше ніж 3 банківські дні від- повідно до Наказу ДПА України № 440 від 19.09.2003 року «Порядок складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження і під звіт» стягується штраф в сумі 15% невідзвітованої суми, а якщо під- звітна особа не надала звіт і після 1 числа наступного місяця, то крім того невідзвітована сума оподатковується, як доход цієї особи за став- кою 15%. При неповерненні в установлені строки залишку підзвітної суми в іноземній валюті, з підзвітної особи стягується сума збитку ек- вівалентна потрійній сумі іноземної валюти в перерахунку у гривні за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості. Стягнута сума штрафу перераховується до бюджету. У разі несвоєчасного повер- нення підзвітних сум установа має право видати наказ про їх утриман- ня із зарплати працівника керуючись статтею 127 КЗпП. Узагальнення штрафних санкцій за несвоєчасне звітування приведено в Таблиці 30.

Таблиця 30

Штрафні санкції за несвоєчасне звітування за підзвітними сумами

 

Вид порушення	Вид відповідальності	Законодавча норма
Залишок підзвітних сум, виданих у національній та іноземній валюті
Повернено з пору- шенням установле- ного строку	Штраф у розмірі 15% від суми несвоєчасно повернених ко- штів (стягнута сума перерахо- вується до бюджету)	Закон «Про   пода- ток з доходів фізич- них осіб» № 889 від 22.05.02003 р.

 

 

Не повернено до кінця звітного мі- сяця, на який при- падає граничний 3-денний строк по- дання звіту	1.   Штраф у розмірі 15% від суми несвоєчасно повернених коштів (стягнута сума перера- ховується до бюджету) 2.       Ця сума обкладається ПДФО із застосуванням ко- ефіцієнта 1,1765 (за 2007 рік)
Залишок підзвітних сум, виданих в іноземній валюті
Не повернено в установлений строк	Стягується сума збитку, екві- валентна потрійній сумі вка- заної валюти в перерахунку у гривні за обмінним курсом НБУ на день погашення за- боргованості (стягнута сума перераховується до бюджету)	Закон «Про визначен- ня розміру збитків, нанесених підприєм- ству, організації, уста- нові розкраданням, знищенням, (псуван- ням), недостачею або втратою дорогоцінних матеріалів, дорогоцін- ного каміння і валют- них цінностей» № 217 від 06.06.1995 р.

При придбанні установою за готівку матеріальних цінностей, оплати послуг готівка під звіт надається в термін на один день. На наступний день невитрачені кошти необхідно здати в касу, а на про- тязі трьох наступних днів — скласти та надати Звіт про використання коштів про придбані матеріальні цінності чи оплату робіт і послуг, до якого додаються накладні, акти виконаних робіт, касові чеки, по- даткові накладні інші виправдні документи. Звіт здається в бухгал- терію, а матеріальні цінності — до складу для оприбуткування або ж матеріально-відповідальній особі структурного підрозділу. Терміни та порядок звітування за цими операціями аналогічний як і для від- ряджених працівників.

Приклад. На підставі наказу керівника установи працівник на- правляється у відрядження до міста Тернопіль на наукову конферен- цію терміном на 4 дні з 16.06 по 19.06. Перед відрядженням йому ви- даний аванс в сумі 1400 грн.

Звіт працівник подав своєчасно — 20.06 але залишок невитраче- них коштів до кінця місяця в касу не повернув. Борг становить 180 грн. Штраф, що підлягає сплаті цим працівником становить:

1)  за неповернення на протязі трьох днів:

180 ´ 15% = 27 грн.

2)  штраф за неповернення станом на 1 число:

180 ´ 15% ´ 1,1765 = 31,76 грн.

Загальна сума штрафу 58,76 грн.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами».

По дебету цього рахунку фіксуються суми, видані під звіт, а по кредиту — списання витрачених підзвітних сум чи внесення їх до каси. Цей рахунок активно-пасивний, а тому залишок визначається по кожній особі, а загальний — розгорнуто: по дебету і кредиту ра- хунку 362.

В балансі бюджетних установ дебетове сальдо показується у скла- ді оборотних активів, а кредитове — у складі зобов’язань установи.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеть- ся по кожній окремій підзвітній особі в меморіальному ордері № 8 («Накопичувальна відомість по розрахунках з підзвітними особами» ф. № 386). В цій відомості перевірені звіти записуються позиційним способом по кожній підзвітній особі, що дає можливість визначити залишок заборгованості по кожній особі та в цілому по установі. Ви- датки відображають за КЕКВ. Окремі меморіальні ордери відкрива- ються по спеціальному і загальному фонду.

В установах з незначною кількістю підзвітних осіб використову- ють картки ф. 292 (книга 292).

Операції по відображенню розрахунків з підзвітними особами ві- дображаються такими кореспонденціями рахунків:

Таблиця 31

Кореспонденції рахунків

 

Зміст операції	Кореспонденції рахунків
	Дт	Кт
Видані кошти з каси у підзвіт	362	301, 302
Затверджено Звіт про використання коштів, нада- них на відрядження	801, 802, 811, 812, 813	362
Повернені невитрачені кошти в касу	301,302	362

Продовження табл. 31

Нараховано і утримано штраф при несвоєчасному звітуванні за отриманий аванс	661	642
Стягнено з зарплати неповернену підзвітну суму в іноземній валюті: сума боргу за курсом на дату утри- мання Утримана сума штрафу (подвійна сума за офіційним курсом НБУ на дату утримання)	661	372
	661	642
Оприбутковані на склад придбані за готівку цінності	22, 23	362
сума ПДВ по придбаних за готівку матеріальних цінностей списується на видатки загального фонду (при придбанні за кошти загального фонду)	801, 802	362
сума ПДВ по придбаних ТМЦ за кошти спеці- ального фонду відноситься на податковий кредит (установа є платником ПДВ)	641	362
сума ПДВ по придбаних ТМЦ за кошти спеціаль- ного фонду списується на видатки установи (уста- нова не є платником ПДВ)	811–813	362

Одним з поширених напрямків видатків за КЕКВ 1140 є прид- бання проїзних квитків. Умови щодо забезпечення працюючих про- їзними квитками повинні бути передбачені в колективному догово- рі. Наказом керівника визначається коло осіб, яким надаватимуться квитки, умови надання маршрутного листа, а також призначається особа, відповідальна за видачу, зберігання та облік проїзних квитків.

Таблиця 32

Кореспонденції рахунків

 

Зміст запису	Кореспонденція рахунків
	Дт	Кт
Придбані проїзні квитки	331	364
Видані підзвітній особі для користування	362	331
Списано на видатки по закінченні терміну користу- вання проїзними квитками на підставі акта на спи- сання	801, 802, 811–813	362

6.  Облік розрахунків по відшкодуванню завданих збитків

В результаті проведених інвентаризацій матеріальних цінностей та грошових коштів можуть бути виявлені їх надлишки чи нестачі.

За нестачі матеріальних цінностей понад природні втрати та гро- шових коштів несуть відповідальність винні особи.

Списання матеріальних цінностей з балансів центральних орга- нів виконавчої влади (головних розпорядників) та місцевих держад- міністрацій проводиться з дозволу їх керівника незалежно від вартос- ті матеріальних цінностей.

У випадках виявлення недостач і втрат, які виникли в результаті зловживань, відповідні матеріали протягом 5 днів повинні бути пе- редані до слідчих органів, а на суму недостач і втрат подається ци- вільний позов.

Суми завданих збитків установам та організаціям від розкрадан- ня та нестач матеріальних цінностей, грошових документів і коштів, що віднесені на рахунок винних осіб, та інші суми, які підлягають утриманню в установленому порядку, обліковуються на активному рахунку 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків».

По дебету цього рахунку відносять суми виявлених нестач, кра- діжок, псування матеріальних цінностей тощо, в кореспонденції з обліку грошових коштів, необоротних активів та запасів на підставі належним чином оформлених документів (актів перевірок, ревізій, порівняльних відомостей).

По кредиту рахунку відображається погашення дебіторської за- боргованості. Аналітичний облік ведеться за кожною винною особою із зазначенням прізвища, ім’я, по-батькові, дати виникнення нестачі, суми відшкодування.

Для відображення нарахування дебіторської заборгованості ви- користовують меморіальний ордер ф. № 274, якому присвоюють но- мер починаючи з 17.

Сума збитків, що підлягає відшкодуванню винною особою визна- чається наступними нормативними актами.

Розмір збитків завданих установі в результаті нестачі дорогоцін- ного каміння та металів, відходів і брухту, що містять дорогоцінні ме- тали, а також валютних цінностей, визначаються Законом України від 06.06.95 № 217/95-ВР «Про визначення розміру збитків, завданих

підприємству, установі, організації розкраданням знищенням, псу- ванням, недостачею або втратою дорогоцінного, каміння та валютних цінностей».

Збитки визначаються в таких розмірах:

1  — дорогоцінних металів (золото, срібло, платина та ін) у подвій- ному розмірі вартості цих металів у чистому вигляді за відпускними цінами, що діють на дату завданих збитків;

2   — музейних експонатів, що містять дорогоцінні метали та до- рогоцінне каміння — за оцінкою, проведеною експертами з урахуван- ням історично-художньої цінності експонату та в подвійному розмірі вартості цих металів;

3   — іноземної валюти, а також платіжних документів та інших цінних паперів в іноземній валюті — у сумі, еквівалентній потрійній сумі вартості цих валютних цінностей, перерахованих у валюту Укра- їни за обмінним курсом НБУ на дату виявлення збитків;

4   — заборгованість працівників установ, підприємств та органі- зацій у разі неповернення у встановлений термін авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження або господарські потре- би, та в інших випадках неповернення іноземної валюти, одержаної під звіт, стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі зазначених валютних цінностей, перерахованих у валюту України за обмінним курсом НБУ на дату погашення заборгованості.

Розмір завданих збитків від нестач та псування матеріальних цін- ностей визначається з використанням «Порядку визначення розмірів збитків від крадіжок, нестач, знищення (псування) матеріальних цін- ностей» затверджений постановою КМУ № 116 від 22.01.1996 р. Від- повідно до цього положення розмір збитків визначається з врахуван- ням індексу інфляції, ПДВ, акцизного збору та коефіцієнта кратності. Відповідно до п. 10 цієї постанови із стягнених сум здійснюється відшкодування збитків, завданих установі, а залишок коштів перера- ховується до державного бюджету. Для стягнення сум інвентаризацій-

ною комісією оформляються розрахунки розміру завданих збитків.

На підставі затверджених керівником протоколів інвентаризації роблять записи по списанню нестач і одночасно відносять на винних осіб розраховану суму відшкодування.

При стягненні завданих збитків з винних осіб необхідно керува- тись Кодексом законів про працю та іншими нормативними актами.

Так, відповідно до КЗпП передбачається два види матеріальної відповідальності: обмежена та повна. За загальним правилом до пра- цівників застосовують обмежену матеріальну відповідальність у роз- мірі середньомісячного заробітку. Повністю працівник відшкодовує завданий збиток, якщо його розмір не перевищує його середньомі- сячну зарплату. Якщо ж розмір збитку перевищує його заробіток, то працівник відшкодовує лише його частину в розмірі його середньо- місячної зарплати.

Матеріальна відповідальність в межах середньомісячного заро- бітку застосовується щодо:

–   працівників — за псування або знищення матеріалів, напівфа- брикатів, інструментів, вимірювальних приладів, спецодягу, інших предметів виданих працівнику в користування для ви- конання ним трудових обов’язків.

–   керівників (їх заступників) і начальників структурних підроз- ділів за завданий збиток у зв’язку з надмірними грошовими виплатами, неправильною організацією обліку та зберігання матеріальних і грошових цінностей, не вжиття заходів з по- передження простоїв, браку, крадіжок ,знищення та псування майна.

При обмеженій матеріальній відповідальності, а також у всіх ін- ших випадках, коли розмір збитку не перевищує середньомісячного заробітку, відшкодування збитку працівниками здійснюється за на- казом керівника організації, а керівниками організацій — за розпоряд- женням вищого органу шляхом утримання із зарплати.

Повна матеріальна відповідальність застосовується до праців- ників визначених законом випадках, перелік яких наведений в ст. 134 КЗпП, зокрема, коли між працівником та організацією укладено письмовий договір про взяття на себе працівником повної матеріаль- ної відповідальності за незабезпечення цілості майна та інших цін- ностей, переданих йому на зберігання та інші цілі; якщо майно та інші цінності були одержані працівником під звіт за разовою довіреністю; а також інші випадки.

При цьому перелік посад і робіт а також типовий договір про по- вну індивідуальну матеріальну відповідальність затверджені Поста- новою Держкомпраці СРСР від 28.12.77 р. «Про затвердження пере- ліку посад і робіт, що заміщаються або виконуються працівниками, з

якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договором про повну матеріальну відповідальність за неза- безпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, об- робки, продажу (відпуску), перевезення або застосування у процесі виробництва, а також типового договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність».

При виявленні нестач у працівників з якими укладені договори про повну матеріальну відповідальність та розмір збитків перевищує середньомісячну зарплату бюджетна установа може звернутись до суду з позовом про стягнення завданих збитків на протязі 1 року з дня виявлення збитків.

Відображення в обліку нестач і втрат представлено в Таблиці 33.

Таблиця 33

Кореспонденції рахунків з обліку нестач

 

Зміст операції	Кореспонденції рахунків
	Дт	Кт
1. Нестачі матеріалів в межах норм природного убут- ку, а також тих, що відносяться за рахунок установи (винних осіб не встановлено) списуються наступни- ми записами:
1а. Придбані за кошти загального фонду в поточно-	801, 802	201, 204,
му році		205,
		231–236,
		238, 239
1б. Придбані за кошти загального фонду в минулих	431	201, 204,
роках:		205,
		231–236,
		238, 239
1в. Придбані за розрахунками з централізованого по-	683, 684	201, 204,
стачання		205,
		231–236,
		238, 239
2а. Придбані за кошти спеціального фонду в поточ-	811-813	201, 204,
ному році		205,
		231–236,
		238, 239

 

Продовження табл. 33

2б. Придбані за кошти спеціального фонду в мину- лих роках:	432	201, 204, 205, 231–236, 238, 239
3. При виявленні винної особи суми втрат і нестач списуються аналогічними записами і одночасно про- водиться другий запис по відшкодуванню збитків винною особою:
На суму вартості відшкодування збитків установі	363	711
На суму, що підлягає внесенню до бюджету	363	642
4. У випадках, коли винні особи не встановлені (нерозкриті крадіжки, сти- хійне лихо), суми матеріальних цінностей списують з балансу установи аналогічними записами, а також обліковуються на забалансовому рахунку 05 «Гарантії та забезпечення» до моменту встановлення винних осіб або до надання висновків слідчими органами.
Надходження до каси сум по відшкодуванню збитків	301	363
Утримано із зарплати	661	363
Виявлено нестачу готівки в касі в національній ва- люті	363	301
Погашено нестачу	301, 302	363

Приклад. При проведенні інвентаризації в навчальному закладі виявлена нестача учбових матеріалів, облікова вартість яких 230 грн, придбані в поточному році за рахунок коштів загального фонду. Вин- на особа встановлена.

Сума нестачі відповідно до Постанови № 116 становить:

Рзб = 230 ´ 2 = 460 грн.

В обліку будуть відображені такі кореспонденції:

Таблиця 33

Кореспонденції рахунків

 

Зміст операції	Сума	Кореспонденція рахунків
		Дт	Кт
Списано недостачу учбових матеріалів	230	801	231
Віднесено суму відшкодування збитку на винну особу	230	363	711

 

 

Віднесено суму коштів, що підлягають пе- рерахуванню до бюджету	230	363	642
Погашено заборгованість по нестачах	460	301	363

Результати інвентаризації і акти перевірки з відповідними дани- ми про нестачі та втрати протягом 5 днів повинні бути передані до слідчих органів.

Недостачі матеріальних цінностей, виявлені при інвентаризації понад норми природних втрат, втрати від псування, стихійного лиха (повені, пожежі тощо), а також коли конкретні винуватці не встанов- лені списуються з балансів лише після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів задля недопущен- ня фактів втрат у подальшому. При цьому за кожним конкретним ви- падком вони списуються в такому порядку:

Таблиця 34

Списання нестач і втрат в залежності від обсягів таких нестач

 

Сума нестач і втрат	Хто дає дозвіл
До 2500 грн включно	Керівник установи
Від 2500грн до 5000 грн включно	Керівник вищої установи
Понад 5000 грн	Керівник центрального органу ви- конавчої влади або інший головний розпорядник бюджетних коштів

У документах, які установи подають для оформлення списання недостачі понад норми природних втрат від псування матеріальних цінностей, слід вказати заходи, яких вжито задля попередження та- ких втрат.

 

 

7.  Облік довгострокових зобов’язань

До довгострокових зобов’язань бюджетних установ відносять такі, які не виникають у процесі звичайної діяльності , не є характер- ними для установи і погашення яких відбудеться після завершення поточного бюджетного року.

До довгострокових зобов’язань належать зобов’язання по отри- маних довгострокових позиках, виданих довгострокових векселях, інші фінансові довгострокові зобов’язання.

Облік довгострокових зобов’язань ведеться на рахунках 5 класу. Для обліку довгострокових позик призначений рахунок 50 «Дов-

гострокові позики». До нього відкриваються субрахунки: 501 «Довгострокові кредити банків»

502 «Відстрочені довгострокові кредити банків» 503 «Інші довгострокові позики».

На субрахунку 501 обліковують суми довгострокових кредитів, одержані в установах банків у національній та іноземній валюті від- повідно до чинного законодавства, термін сплати по яких настане в наступні бюджетні роки.

Порядок отримання кредиту, терміни подання документів, пога- шення кредиту регулюється кредитною угодою з банком та норма- тивним документом органів виконавчої влади чи місцевого самовря- дування.

На субрахунку 502 обліковуються суми відстрочених довгостро- кових кредитів, одержаних в установах банків.

На субрахунку 503 обліковуються суми інших довгострокових позик, одержаних установою відповідно до чинного законодавства.

На цьому субрахунку також обліковуються позики, надані бюд- жетом вищого рівня бюджетам нижчого рівня на поворотній основі. Наприклад, надання сільським, селищним, міським радам позик з ра- йонного чи обласного бюджетів.

Аналітичний облік ведеться за кожною позикою в меморіальному ордері №16 в довільній формі.

Таблиця 35

Типові кореспонденції

 

Зміст запису	Кореспонденції рахунків
	Дт	Кт
Отримано довгостроковий кредит в установі банку	319	501
Відстрочення терміну погашення довгострокового кредиту	501	502
Перераховано з поточного рахунку в погашення кредиту	501, 502	319

Продовження табл. 35

Отримання короткострокового кредиту в установі банку	319	601
Відстрочення терміну погашення короткостроково- го кредиту	601	602
Відображено поточні зобов’язання з довгостроко- вого кредиту	501	611
Погашення короткострокового кредиту	601	319
Погашення довгострокового кредиту	611	319

Нарахування відсотків здійснюється за рахунок джерела пога- шення кредиту (80, 81).

 

 

8.  Інвентаризація розрахунків

Установи зобов’язані обов’язково проводити інвентаризацію роз- рахунків у такі терміни:

1)  розрахунки по платежах до бюджету — не менше 1 разу на квартал;

2)  розрахунки установи з вищою організацією — не менше 1 разу на квартал;

3)  розрахунки з дебіторами та кредиторами — не менше 2 рази на рік;

4)  розрахунки в порядку планових платежів — та з депонента- ми — не менше 1 разу на місяць.

При інвентаризації розрахунків установи складають Акти звірки розрахунків з кожною організацією — дебітором чи кредитором. В Актах звірки розрахунків зазначається сума заборгованості на перше число звітного періоду, що обліковується в бюджетній установі. Акт направляється поштою чи передається безпосередньо працівником установи (як правило, працівником бухгалтерії) для підтвердження даної заборгованості. При цьому в Акті сума заборгованості підтвер- джується підписами керівника та головного бухгалтера та скріпля- ється гербовою печаткою як установою так і іншою організацією, з якою проводиться звірка розрахунків. Ці акти дають можливість під- твердити суми заборгованості в обліку бюджетних установ.

Інвентаризаційна комісія звіряє дані обліку про дебіторську та кредиторську заборгованість з отриманими підтвердженнями. На бухгалтерських рахунках повинні залишатись тільки узгоджені суми. Якщо до кінця звітного періоду розходження, що виникли не урегу- льовані, то їх залишають на балансі за даними бухгалтерського обліку. Інвентаризаційна комісія шляхом документальної перевірки по-

винна встановити:

–   правильність розрахунків з банками, податковими органами, вищими установами, іншими структурними підрозділами;

–   заборгованість підзвітних сум,

–   обґрунтованість заборгованості по нестачам і крадіжкам та стягнення такої заборгованості;

–   правильність і обґрунтованість сум дебіторської та кредитор- ської заборгованості, включаючи ті суми термін позовної дав- ності по яких минув;

–   реальність заборгованості з працівниками по зарплаті;

–   чи були прийняті міри по стягненню дебіторської заборгова- ності у встановлені терміни.

Результати інвентаризації розрахунків оформляється Актом роз- рахунків з дебіторами та кредиторами (за встановленою формою), в якому відображається:

–   найменування перевірених суб’єктів;

–   суми виявленої неузгодженої дебіторської та кредиторської за- боргованості;

–   суми заборгованості по якій минув термін позовної давності. До Акта додається Довідка (встановленої форми) в якій вказу-

ється назва і адреса дебіторів та кредиторів, сума заборгованості, за що виникла, з якого часу і на основі яких документів. В ній в окремій графі по тих сумах по яких минув термін позовної давності вказують особи винні в пропуску цих термінів.

 

 

9.  Облік списання простроченої дебіторської та кредиторської заборгованості

Дуже часто виникають ситуації, коли, у зв’язку з відсутністю коштів в бюджетних установах виникають суми непогашеної креди-

торської заборгованості, яка може обліковуватись не один рік. Тому Наказом Держказначейства від 08.05.2001 року № 73 затверджений Порядок списання кредиторської заборгованості бюджетних уста- нов, термін позовної давності яких минув.

Термін позовної давності встановлений три роки згідно з ст. 71 Цивільного кодексу.

Списання кредиторської заборгованості, термін позовної давнос- ті якої минув проводиться установами щоквартально по спеціально- му та загальному фонду (крім власних надходжень).

Для цього наказом керівника створюється спеціальна комісія або ж цю роботу проводить щорічна інвентаризаційна комісія. До її скла- ду обов’язково включаються головний бухгалтер чи його заступник та працівник бухгалтерії, що веде облік розрахунків.

За результатами інвентаризації розрахунків комісія складає Акт інвентаризації розрахунків довільної форми, в якому вказується сума кредиторської заборгованості, (строк позовної давності якої минув і яка є безнадійною для погашення), дата її виникнення, причини, на- зва і адреса кредитора, а також заходи, що були проведені по її пога- шенню (це можуть бути листи до установ вищого рівня про виділен- ня коштів для її погашення).

Акт затверджується керівником установи і передається вищому розпоряднику для розгляду та прийняття рішення щодо її списання. У випадку прийняття позитивного рішення вища установа видає на- каз про її списання.

Така процедура здійснюється для кредиторської заборгованості, що виникла по загальному фонду та спеціальному фонду (крім влас- них надходжень).

По коштах спеціального фонду, що є власними надходженнями, списання такої кредиторської заборгованості здійснюється щоквар- тально в такому ж порядку, але рішення про списання приймається керівником установи самостійно. Списання проводиться за наказом керівника установи. Інформація про списання такої заборгованості по спеціальних коштах (власних) надається вищому розпоряднику.

За таким же порядком списується і депонентська заборгованість. Списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, в центральних органах виконавчої влади, інших головних розпорядників бюджетних коштів за загальним та спеціальним фондом

здійснюється в вищевказаному порядку на підставі наказу головного розпорядника коштів.

Відповідно до Інструкції № 242, прострочена дебіторська забор- гованість — це заборгованість, що виникає на 30-й день після закінчен- ня терміну обов’язкового платежу згідно з укладеним договором, або якщо дата платежу не визначена після виписування рахунку на оплату. Дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої ми- нув — це дебіторська заборгованість, що обліковується після закін-

чення терміну позовної давності.

Безнадійна дебіторська заборгованість — це поточна дебіторсь- ка заборгованість, щодо якої є впевненість про неповернення її борж- ником або за якою строк позовної давності минув.

Списання безнадійної дебіторської заборгованості здійснюється на підставі Акта інвентаризації, Довідки до акта інвентаризації розра- хунків з дебіторами та кредиторами та рішення керівника відповідно до Інструкції № 90.

Безнадійна дебіторська заборгованість одночасно зі списан- ням відноситься на за балансовий рахунок 07 «Списані активи та зобов’язання» і обліковується тут ще протягом 5 років. З метою на- гляду за можливістю її стягнення, якщо стануться зміни фінансового стану неплатоспроможних дебіторів.

Таблиця 36

Кореспонденції рахунків

 

Зміст операції	Кореспонденція рахунків
	Дт	Кт
1. Списана кредиторська заборгованість по якій ми- нув термін позовної давності:
– за загальним фондом	675, 364	431
– за спеціальним фондом	675, 364	432
2. Списання депонентської заборгованості, термін позовної давності якої минув	671	431, 432
3. Списання дебіторської заборгованості по якій минули терміни позовної давності:
– за загальним фондом	431	364, 363
– за спеціальним фондом	432	364, 363